Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại sử dụng một số loại phần mềm Nhân sự (HR) để hỗ trợ quản lý nhân viên. Phần mềm nhân sự đơn giản hóa và tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực theo những cách phát triển không ngừng. Bằng cách chọn một giải pháp phần mềm nhân sự cập nhật phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn, công ty của bạn có thể quản lý tốt nhất tài năng của mình, giữ cho nhân viên hài lòng và tăng năng suất.

Nếu bạn không quen thuộc với phần mềm nhân sự hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về:

• Phần mềm nhân sự là gì?

• Các loại phần mềm nhân sự

• Lợi ích của phần mềm nhân sự

• Phần mềm nhân sự trong tương lai

• Phần mềm nhân sự cho các ngành cụ thể

Phần mềm nhân sự là gì?

Bất kỳ phần mềm kinh doanh nào giúp quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự đều có thể được coi là phần mềm nhân sự. Hệ thống phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các tác vụ thủ công và giữ thông tin có trật tự.

Phần mềm nhân sự tự nhiên tiết kiệm thời gian lao động cho người quản lý và nhân viên nhân sự thông qua tự động hóa, nhưng nó cũng hỗ trợ các quy trình nhân sự cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách và ra quyết định tốt hơn.

Phần mềm nhân sự cho phép xem, ví dụ, có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động nguồn lực tuyển dụng phù hợp. Có vô số cách khác mà một công ty có thể được hưởng lợi từ việc dựa vào phần mềm thay vì hồ sơ giấy bị lỗi và vô tổ chức.

Các loại phần mềm nhân sự khác nhau

Có nhiều loại phần mềm nhân sự khác nhau có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ nhân sự khác nhau. Một số giải pháp là toàn diện, bao gồm hầu hết hoặc tất cả các chức năng của quản lý nhân sự. Các giải pháp khác là chuyên biệt và cung cấp hỗ trợ chỉ với một hoặc hai nhiệm vụ nhân sự.

Các giải pháp khác vẫn linh hoạt và cung cấp trợ giúp cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự cốt lõi như quản lý cơ sở dữ liệu, với tùy chọn thêm các Module có thể hỗ trợ những việc như theo dõi thời gian và tham dự và tự phục vụ như mong muốn.

Phần mềm nhân sự bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS)

• Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS)

• Quản lý nguồn nhân lực (HCM)

• Hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS)

• Phần mềm nhân sự tiền lương (Payroll)

Phần mềm nhân sự được thiết lập cố định

Phần mềm nhân sự được thiết lập cố định là phần mềm được cài đặt trên từng máy tính và hoạt động trong một mạng nhỏ trong một tổ chức. Phần mềm chỉ có thể được truy cập và sử dụng từ các máy tính đã được cài đặt. Mặc dù điều này có thể an toàn và chi phí thấp hơn so với phần mềm dựa trên Cloud, nhưng nó khó cập nhật và gây bất tiện cho hầu hết các tổ chức.

Phần mềm nhân sự dựa trên Cloud

Hầu hết các phần mềm nhân sự được sử dụng trong các tổ chức ngày nay đều dựa trên Cloud. Phần mềm nhân sự dựa trên Cloud có thể dùng ở bất kỳ đâu, chỉ cần có các thiết truy cập vào mạng internet. Điều đó giúp cho việc sử dụng phần mềm trở nên dễ dàng và thuận tiện cho nhà quản trị nhân sự xử lý công việc tốt hơn. Đặc biệt phần mềm nhân sự dựa trên Cloud mang tính chất linh hoạt khi phân quyền cho phép nhân viên thuộc trong tổ chức có thể truy cập để cập nhật thông tin cá nhân của riêng họ và chỉnh sửa thông tin khi có sai sót.

Phần mềm nhân sự tuỳ chỉnh theo doanh nghiệp

Hầu hết cảc phần mềm nhân sự đóng gói thường đều có chi phí thấp, tuy nhiên hoặc nó thừa nhiều tính năng không dùng tới làm cho nó trở lên khó sử dụng và phức tạp hơn cần thiết, nó cũng đồng thời lại thiếu đi các tính năng mà doanh nghiệp cần. Điều này làm cho những doanh nghiệp lớn thường phải xây dựng riêng phần mềm nhân sự dành riêng cho tổ chức của mình. 

Lợi ích của phần mềm nhân sự

Lợi ích của mỗi phần mềm nhân sự sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại phần mềm mà mỗi tổ chức lựa chọn cho phù hợp với nhu cầu sử dụng và đặc điểm riêng của tổ chức đó. Điểm mạnh của một phần mềm nhân sự chính là giải quyết vấn đề thời gian xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Giúp cho tổ chức tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí tuyển dụng một đội ngũ nhân sự để xử lý công việc trong bộ phận hành chính - nhân sự.

Việc sử dụng phần mềm nhân sự, các công ty sẽ giảm thiểu tối đa các lỗi thường gặp trong công việc. Ngoài ra, phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm không gian lưu trữ hồ sơ và chi phí do sử dụng giấy, kẹp giấy, mực và các vật tư văn phòng liên quan.

Đa phần các công ty chọn giải pháp sử dụng phần mềm nhân sự sẽ nhận thấy nhiều lợi ích mà nó mang lại, khả năng đáp ứng công việc cao và phù hợp văn hóa công ty. Các quy trình trong quản trị nhân sự được sắp xếp hợp lý trên phần mềm, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.

Lợi ích của việc quản lý tiền lương

Chính sách tiền lương luôn là quỹ tài chính mà mỗi công ty cần kiểm soát chặt chẽ.Vì vậy, việc quản lý nó bằng phần mềm nhân sự luôn mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian. Đồng thời, phần mềm nhân sự giúp tránh xảy ra các mâu thuẫn của nhân viên khi xảy ra lỗi về lương. 

Việc tích hợp máy chấm công vào phần mềm nhân sự, thiết lập cấu trúc và công thức lương, các khoản khen thưởng hoặc giảm trừ lương của nhân viên, giúp công ty kiểm soát tốt hơn chi phí lao động, làm thêm giờ và các vấn đề tuân thủ nội quy đi muộn về sớm cũng được kiểm soát dễ dàng. Dựa trên các báo cáo phân tích sẵn có trên phần mềm nhân sự, giúp cho bộ phận nhân sự nắm rõ được tình hình các nhân viên và lên kế hoạch trong việc quản trị của mình tốt hơn.

Lợi ích của việc cập nhật nhanh tình hình nhân sự

Bộ phận nhân sự có thể cập nhật nhanh thông tin nhân viên và lịch làm việc, sửa thông tin nếu có sai sót, lên kế hoạch cho sự phát triển và đào tạo nhân sự công ty. Điều đó giúp cho năng suất làm việc cao, tiết kiệm thời gian quản lý, các nhà quản lý thực hiện các nhiệm vụ và duyệt các yêu cầu theo đúng thời gian quy định ngay cả khi không có mặt tại công ty.

Cải tiến trong tuyển dụng

Tuyển dụng ngày càng trở nên tập trung vào nhân viên và số hóa, vì vậy sử dụng phần mềm nhân sự để giúp tuyển dụng có thể giúp thu hút nhân tài hàng đầu. Phần mềm nhân sự thường tích hợp với phần mô tả tuyển dụng trên website và các trang truyền thông xã hội để đăng các tin tuyển dụng mà các ứng viên nhân viên tiềm năng sẽ nhìn thấy được. Phần mềm nhân sự cũng có thể hỗ trợ các quy trình phỏng vấn và tiếp nhận nhân sự mới.

Phần mềm nhân sự và công ty của bạn trong tương lai

Phần mềm nhân sự cung cấp cho các công ty các công cụ có thể hỗ trợ mang tính linh hoạt. Đây có thể là công cụ để thích ứng với các dịch chuyển áp dụng công nghệ trong việc quản lý nhân sự, sau đây là cách mà nhiều doanh nghiệp đã áp dụng:

• Một sơ đồ tổ chức được phân ra nhiều cấp bậc đều được quản lý cùng trong một hệ thống phần mềm nhân sự.

• Tầm nhìn của một doanh nghiệp phát triển là lấy nhân viên làm trung tâm, thay vì áp đặt suy nghĩ và mang tư tưởng cá nhân mà các cấp lãnh đạo hay mắc phải.

• Sử dụng số liệu ghi nhận trên phần mềm nhân sự để phân tích tuyển dụng, từ đó đề ra chiến lược tuyển dụng mới hiệu quả hơn.

• Phát triển trọng tâm mục tiêu chung lớn hơn khi đối chiếu lại kế hoạch tài chính với phòng nhân sự

• Quản lý mọi nhân viên làm việc, đóng góp cho công ty như nhân viên bán thời gian, toàn thời gian, thời vụ, các loại hợp đồng..v.v...

• Cập nhật liên tục tình hình nhân viên, huấn luyện và ghi nhận thành quả cũng như các vấn đề xảy ra khi làm việc thay vì tổng hợp trong báo cáo cuối năm.

• Phần mềm nhân sự mang tính minh bạch, sự công bằng và tăng tính đa dạng trong quy trình quản lý, giúp nhân viên yên tâm làm việc đạt hiệu quả cao nhất.

Tóm lược

Phần mềm nhân sự giúp thay đổi cách một công ty làm việc từ bên trong. Lý tưởng nhất, phần mềm nhân sự phải phù hợp với văn hóa công ty và giúp thúc đẩy tầm nhìn mà công ty coi trọng nhất.