Phần mềm ERP có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới như thế nào

Khi một doanh nghiệp nhỏ - ví dụ: với ít hơn 50 nhân viên và ít quy trình được xác định - sẽ dễ dàng tổ chức, kiểm soát và theo dõi thông tin hàng ngày. Tuy nhiên, các doanh nghiệp đang phát triển đòi hỏi một hệ thống lưu trữ thông tin tốt hơn, quản lý quy trình, lập kế hoạch và ra quyết định. Đây là nơi mà tầm quan trọng của một hệ thống ERP bắt đầu trở lên đáng kể. Thực hiện một hệ thống ERP có thể đưa doanh nghiệp lên cấp độ tiếp theo và giúp nó vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.

Phần mềm ERP là một hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, hoạt động và nguồn nhân lực. Hệ thống sử dụng phần mềm tích hợp các ứng dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, truy xuất và phổ biến dữ liệu từ các hoạt động khác nhau như lập kế hoạch sản phẩm, sản xuất, mua hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Sau đây là ba cách phần mềm ERP có thể nâng tầm doanh nghiệp bạn:

1. Tăng hiệu quả hoạt động

Các doanh nghiệp nhỏ có giao dịch hạn chế có thể duy trì một hệ thống thủ công ghi lại các giao dịch đó hoặc dữ liệu đó trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, sự tăng lên về quy mô, quy mô cũng có xu hướng làm tăng số lượng nhân viên và số lượng các giao dịch kinh doanh, dẫn đến các quy trình kinh doanh phức tạp hơn. Mặc dù một số trong những quy trình này có thể tiếp tục được duy trì bằng tay, những người khác nên tự động hóa. Có rất ít cơ hội cho các hoạt động liên quan đến từng quá trình được ghi chép đầy đủ. Hệ thống giao dịch, dữ liệu và thông tin thu hẹp sẽ làm giảm năng suất và khả năng sinh lợi của doanh nghiệp, do đó ảnh hưởng tiêu cực đến sự tăng trưởng trong tương lai.

Trong tình hình như vậy, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các quy trình khác nhau, đăng nhập và theo dõi chúng một cách thường xuyên. Thông tin được lưu trữ trong kho trung tâm, nơi dữ liệu trở nên sẵn có cho người dùng trong thời gian thực. Kho trung tâm này cho phép người dùng được ủy quyền truy cập thông tin ở một vị trí cụ thể. Điều này cũng giúp giảm sự thừa số liệu và cung cấp sự hiểu biết tốt hơn về hoạt động kinh doanh tổng thể.

2. Gia tăng giá trị kinh doanh

Phần mềm ERP được xây dựng xung quanh hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRM) giúp một doanh nghiệp sắp xếp chiến lược của mình với quản lý nguồn nhân lực. Nó cung cấp các quy trình và báo cáo tích hợp tốt, cũng như quản lý nhân sự tốt hơn bằng cách đưa đúng người vào đúng công việc, phát triển việc chi trả cho hiệu năng và hệ thống thưởng, xác định các lĩnh vực đào tạo và phát triển và duy trì tài năng trong dài hạn. Loại hệ thống ERP này cũng làm tăng hiệu suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của các cấp.

Một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP như SkyERP kết nối các nhân viên cấp dưới với quản lý để tổ chức quá trình kinh doanh mượt mà hơn và tự động hoá công việc hành chính thông thường, đồng thời tận dụng các quy trình riêng tốt nhất của ngành. Tương tự, một hệ thống kế toán tài chính ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ tài chính tốt hơn và các quyết định quản lý tốt hơn các tiêu chuẩn kế toán và duy trì tốt báo cáo tài chính và tuân thủ các định mức tài chính. Nó giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt với báo cáo tài chính và quản lý của mình thông qua các cấu trúc tổ chức của nó. Nó cũng giúp chuẩn bị ngân sách thích hợp, dự báo và lập kế hoạch tốt hơn đồng thời giảm chi phí tài chính tổng thể.

Để tóm tắt, phần mềm ERP có thể được tích hợp với các chức năng và quy trình tổ chức khác nhau như nhân sự, tài chính, hậu cần và chuỗi cung ứng để tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp hiện tại và giúp họ đạt đến cấp độ tiếp theo.

3. Cải thiện việc ra quyết định kinh doanh

Một hệ thống ERP giúp tích hợp luồng thông tin giữa các quy trình kinh doanh khác nhau. Nó cũng tích hợp các giao dịch kinh doanh trong hệ thống tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực. Sự sẵn có của thông tin từ các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh (cho dù là phòng, ban, đơn vị kinh doanh chiến lược) vào đúng thời điểm và địa điểm giúp cải thiện việc ra quyết định. Ví dụ, việc sử dụng một hệ thống ERP có thể giúp đưa các giao dịch kinh doanh có liên quan vào sổ cái cũng như các hệ thống tài chính quan trọng, do đó cho phép các nhà quản lý xem xét các ý nghĩa tài chính và đưa ra quyết định phù hợp trong thời gian thực.

Bởi vì khả năng của nó như là một phần mềm quản lý kinh doanh, nó giúp các nhà quản lý xử lý và lưu trữ dữ liệu từ các cấp độ kinh doanh khác nhau, bắt đầu với lập kế hoạch sản phẩm, phát triển chi phí, lập hoá đơn, kế toán, nhập lệnh, vận chuyển, thanh toán, lưu trữ và biên chế, . Là một nguồn tổng hợp các dữ liệu tổng thể, nó theo dõi và lưu trữ thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, quá trình sản xuất và các bản ghi tương tự cần thiết cho quá trình ra quyết định.

Mặc dù các doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm kho và những phần mềm khác, những hạn chế do dữ liệu phân tán dẫn đến mất dữ liệu, lô hàng bị mất và lỗi lập hoá đơn, khả năng kiểm soát công nợ gặp khó khăn. Hệ thống ERP sử dụng hệ thống công nghệ thông tin tập chung, cho phép các nhà quản lý truy cập đủ dữ liệu để phân tích và ra quyết định quan trọng. Các quyết định hiệu quả được đưa ra vào đúng thời điểm giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực và tiềm năng của mình và đạt được mức độ tiếp theo trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt.

Kết luận 

Có thể kết luận rằng việc sử dụng một hệ thống ERP không chỉ mang lại hiệu quả hoạt động mà còn giúp duy trì sự lưu thông thông tin ở các cấp độ khác nhau. Tiếp cận đúng loại thông tin vào đúng thời điểm sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định hiệu quả cần thiết cho sự tăng trưởng kinh doanh. Bằng cách tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống thống nhất, một hệ thống ERP làm giảm sự phức tạp, mặt khác trong khi kiểm soát chi phí. Thực hiện các giải pháp chuyên biệt như HCM, tài chính hoặc chuỗi cung ứng tăng thêm giá trị cho kinh doanh tổng thể. Một hệ thống ERP hiệu quả cũng kiểm soát lỗi, trình bày sai lệch về giao dịch và chi phí và giúp quản lý thông tin một cách nhất quán qua các phòng ban và đơn vị kinh doanh khác nhau.

Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô cần triển khai một giải pháp phần mềm ERP nhằm tăng thêm giá trị cho hoạt động kinh doanh cũng như duy trì lợi ích của các bên liên quan chủ chốt. Hãy liên hệ với SkyERP để được tư vấn xây dựng hệ thống ERP dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.