Phần mềm ERP là gì: Định nghĩa và các chức năng của hệ thống phần mềm ERP?
ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, nó còn được biết tới với nhiều cách gọi khác nhau: Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp, phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, Hệ thống ERP, viết tắt là ERP - Enterprise Resources Planning, là một giải pháp phần mềm ra đời cách đây khá lâu. Mục tiêu của nó nhằm hỗ trợ quản lý công ty hiệu quả thông qua các công cụ tích hợp hoạt động đồng bộ với nhau. Phần mềm ERP bao gồm các chức năng như: Mua hàng, kho, bán hàng, sản xuất, kế toán tài chính, nhân sự, quản trị dự án, ... và các chức năng riêng theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
Cập nhật gần nhất 14/03/2023
Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, nó còn được biết tới với nhiều cách gọi khác nhau: Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp, phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, viết tắt là ERP - Enterprise Resources Planning, là một giải pháp phần mềm ra đời cách đây khá lâu. Mục tiêu của nó nhằm hỗ trợ quản lý công ty.
Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của công ty vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác. cùng với nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP là một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều thứ khác.
Enterprise Resources Planning - ERP là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực.
Phần mềm ERP thường tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoạt động - bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng và tiếp thị - trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, ứng dụng và giao diện người dùng.
Vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (Hệ thống ERP) là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning
Định nghĩa hệ thống ERP
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đơn giản nhất là gì? Hãy nghĩ về tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác. Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất.
Tuy nhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiển thị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các công nghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực qua các phòng ban, do đó, các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữ liệu và quản lý hiệu suất - sống.
Lịch sử phát triển của hệ thống ERP
Trước khi bắt đầu, tôi muốn nói ngắn gọn về lịch sử của ERP. Thuật ngữ này lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990 khi Gartner sử dụng nó để mở rộng tới MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý tập trung vào sản xuất hàng hoá. Vào giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết mọi bộ phận của doanh nghiệp, không chỉ cho phía sản xuất. Các cơ quan chính phủ và các tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Cho đến năm 2000, thuật ngữ "ERP II" ra đời và đề cập đến phần mềm ERP có khả năng sử dụng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II không chỉ cho phép công ty mà còn cả khách hàng và nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng để xem thông tin. Nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ sự hợp tác giữa các công ty, không chỉ nội bộ.
Xem thêm: Lịch sử phát triển của hệ thống phần mềm ERP
Hệ thống ERP là một ứng dụng doanh nghiệp
Phần mềm ERP được coi là một loại ứng dụng doanh nghiệp, đó là phần mềm được thiết kế để sử dụng cho các doanh nghiệp lớn hơn và thường đòi hỏi các nhóm chuyên dụng phải tùy chỉnh và phân tích dữ liệu và để quản lý việc nâng cấp và triển khai. Ngược lại, các ứng dụng ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ là các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường được tùy chỉnh cho một ngành kinh doanh cụ thể hoặc ngành dọc.
Tại sao lại cần hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Ngày nay hầu hết các tổ chức thực hiện các hệ thống ERP để thay thế phần mềm đã có hoặc để kết hợp các phần mềm đã có bằng các ứng dụng ERP vì không có hệ thống hiện tại tồn tại. Trên thực tế, một nghiên cứu năm 2016 của Panorama Consulting Solutions, LLC. Chỉ ra rằng các tổ chức thực hiện ERP vì những lý do sau:
Để thay thế hệ thống phần mềm ERP lỗi thời (49%)
Thay thế các hệ thống tự nhiên (16%)
Thay thế phần mềm kế toán (15%)
Thay thế các hệ thống khác không phải là hệ thống ERP / không có hệ thống (20%)
Mục tiêu cơ bản của việc sử dụng một hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (hay còn gọi là phần mềm quản lý doanh nghiệp) là cung cấp một kho trung tâm cho tất cả các thông tin được chia sẻ bởi tất cả các khía cạnh ERP khác nhau để cải thiện lưu lượng dữ liệu trong toàn tổ chức.
Thông thường trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận sẽ sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Khi sử dụng ứng dụng đơn lẻ như cách truyền thống, rất khó để kết nối dữ liệu với nhau, đặc biệt khi khối lượng lớn dữ liệu hoặc phần mềm không tương thích với nhau, vì vậy sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của Công ty trở nên khó khăn, tốn kém, tốn nhiều thời gian
Hệ thống ERP đặt tất cả những điều này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu để mọi người và mọi bộ phận có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu.
Hãy lấy ví dụ, khi một khách hàng đặt hàng một máy tính xách tay. Thông thường, khi người đó bắt đầu đặt hàng, đơn đặt hàng sẽ được chuyển từ hộp thư của họ cho công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung của đơn đặt hàng (số lượng, mặt hàng, giá, chi phí vận chuyển, cấu hình CPU, RAM, HDD ...) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua Đối với bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về thứ tự, sau đó chuyển sang cửa hàng, kế toán, ... Quá trình này làm cho việc giao hàng cho người mua bị trì hoãn, không phải đề cập đến sự mất mát của đơn hàng. Việc nhập dữ liệu từ phần mềm này sang phần mềm khác cũng có thể gây ra lỗi, đặc biệt là đối với các công ty hoạt động trong nhiều khu vực địa lý.
Tương tự như vậy, không ai trong công ty thực sự biết được trạng thái của đơn hàng vì không có đủ quyền truy cập vào tất cả phần mềm. Một người làm việc trong lĩnh vực tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào để truy cập vào phần mềm của nhà kho để biết liệu hàng hóa đã được giao hay không, cửa hàng đặt tại Bình Dương khi cô ấy đang ở trong thành phố. Còn về HCM? Đó là lý do tại sao đôi khi khi bạn gọi để xem hàng hoá của bạn đã được giao hay không, nhân viên lễ tân phải chuyển bạn tới nhà kho, sau đó bạn phải lặp lại toàn bộ yêu cầu của bạn, điều này rất tốn kém. thời gian.
Hệ thống ERP là phần mềm quản lý tất cả trong một
ERP dường như thay thế tất cả các hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia thành các gói tùy biến, như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho, vv Nhưng vấn đề cơ bản là dữ liệu ở cùng một vị trí, không rải rác ở tất cả. ở đây một chút, có một chút. Tất cả nhân viên, khi cần thiết (và tất nhiên, khi có quyền lực) có thể thấy thông tin họ muốn, và quan trọng hơn, giám đốc ngồi cao lên vẫn có thể nắm bắt tình hình kinh doanh của mình. Nhanh chóng mà không phải chờ đợi hàng chục báo cáo từ nhiều phòng ban trong một thời gian dài. Một công ty chỉ có thể mua một số gói hàng tùy thuộc vào khả năng và nhu cầu của mình, chứ không phải mua tất cả chúng (vì họ không cần nó). "Điều bắt buộc đối với công ty là mua tất cả bộ đắt tiền.
Các phân hệ của Hệ thống ERP
Hệ thống ERP thường bao gồm nhiều Module phần mềm doanh nghiệp được mua riêng, dựa trên những gì đáp ứng tốt nhất nhu cầu cụ thể và khả năng kỹ thuật của tổ chức. Mỗi Module ERP tập trung vào một lĩnh vực của quy trình kinh doanh, chẳng hạn như phát triển sản phẩm hoặc tiếp thị.
Một số mô đun của hệ thống ERP phổ biến nhất bao gồm các mô hình sản phẩm, mua nguyên liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân phối, kế toán, tiếp thị, tài chính và nhân sự. Một doanh nghiệp thường sẽ sử dụng một sự kết hợp của các phân hệ khác nhau để quản lý các hoạt động và nhiệm vụ của phòng làm việc bao gồm:
Quản lý quy trình phân phối
Quản lý chuỗi cung ứng
Cơ sở tri thức dịch vụ
Định cấu hình giá
Cải thiện độ chính xác của dữ liệu tài chính
Hỗ trợ lập kế hoạch dự án tốt hơn
Tự động hóa vòng đời của nhân viên
Chuẩn hoá các quy trình kinh doanh quan trọng
Giảm nhiệm vụ dự phòng
Đánh giá nhu cầu kinh doanh
Kế toán và ứng dụng tài chính
Chi phí mua hàng thấp
Quản lý nguồn nhân lực và biên chế
Khi phương pháp luận ERP trở nên phổ biến hơn, các ứng dụng phần mềm đã xuất hiện để giúp các nhà quản lý kinh doanh triển khai ERP trong các hoạt động kinh doanh khác và có thể kết hợp các Module cho CRM và thông tin kinh doanh, thể hiện nó như là một gói thống nhất duy nhất.
Hình dưới: Các phân hệ tiêu chuẩn của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp SkyERP
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP ngày nay có thể cài đặt theo từng phân hệ chức năng và mở rộng thêm khi cần chứ không cần phải cài đặt toàn bộ, tham khảo thêm về 1 số phân hệ chức năng ở link dưới:
Tính linh hoạt của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy chỉnh theo nhu cầu của mỗi công ty bởi vì mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, quy trình khác nhau. Và không chỉ có thể tùy chỉnh gói, mỗi thanh công cụ, thanh công cụ, vị trí nút, khu vực dữ liệu, và như vậy có thể được tinh chế. Nói cách khác, ERP có tính linh hoạt to lớn
Xu hướng của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Lĩnh vực phần mềm ERP có thể thay đổi chậm, nhưng trong vài năm gần đây đã có xu hướng phát triển các xu hướng công nghệ mới mà về cơ bản là chuyển đổi toàn bộ lĩnh vực này. Các xu hướng máy tính tiếp theo mới và tiếp tục có ảnh hưởng đến sự phát triển của phần mềm ERP doanh nghiệp:
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP trên điện thoại
Các nhà quản lý và nhân viên muốn truy cập thông tin theo thời gian thực, bất kể họ ở đâu. Những hệ thống phần mềm ERP hiện đại đều có thể hoạt động trên điện thoại. SkyERP cũng có app riêng chạy trên android và iOS hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng trình duyệt web trên điện thoại, hệ thống thiết kế sẵn để hoạt động tốt trên màn hình nhỏ của điện thoại.
Hệ thống ERP trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud ERP)
Các phần mềm trên nền tảng đám mây đã được tiến bộ đều đặn trong doanh nghiệp một thời gian, nhưng nhiều người sử dụng phần mèm quản lý doanh nghiệp ERP đã không muốn đặt đám mây dữ liệu. Tuy nhiên, những sự đặt phòng này đã dần dần bốc hơi, vì những lợi thế của đám mây trở nên rõ ràng.
(SkyERP hoạt động hoàn toàn trên nền web, bạn chỉ cần một trình duyệt web và nó chạy với mọi thiết bị, tương tự như cách bạn sử dụng gmail)
Các phương tiện truyền thông và mạng xã hội được tích hợp trong ERP
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP ngày nay bắt đầu được tích hợp môi trường giao tiếp đồng bộ giữa doanh nghiệp và khách hàng cũng như các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp với nhau như một mạng xã hội doanh nghiệp.
Hệ thống ERP như một dịch vụ
Tương lai của ERP là dịch vụ phần mềm ERP (SaaS - Software as a Service)
Mô hình mới trong việc cung cấp ERP là cung cấp hệ thống ERP dưới dạng 1 dịch vụ, theo đó doanh nghiệp được lợi từ việc không cần phải mua hệ thống phần mềm, đỡ tốn một khoản chi phí ban đầu thường là rất lớn.
Doanh nghiệp theo đó chỉ cần thanh toán tiền duy trì dịch vụ, chi phí này dùng để trả cho hạ tầng công nghệ thông tin, dịch vụ hỗ trợ, tư vấn và đào tạo liên tục và chi phí tuỳ chỉnh phần mềm.
Với cách này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể có 1 hệ thống phần mềm ERP như các doanh nghiệp lớn với chi phí chấp nhận được.
Tham khảo: Dịch vụ phần mềm ERP theo mô hình SaaS của SkyERP
Nhà cung cấp Hệ thống ERP
Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của tổ chức bạn có một số nhà cung cấp phần mềm quy hoạch nguồn lực doanh nghiệp để lựa chọn trong các doanh nghiệp lớn, giữa thị trường và thị trường ERP doanh nghiệp nhỏ.
Tham khảo giải pháp ERP của SkyERP
Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì?
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có những đặc điểm sau:
Tích hợp toàn bộ các chức năng nghiệp vụ của toàn doanh nghiệp.
Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp để kết thúc qua các phòng ban và các đơn vị kinh doanh. Ví dụ: đơn đặt hàng tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn tình trạng sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối. Khi đơn đặt hàng được vận chuyển, hóa đơn sẽ được gửi.
Hoạt động thời gian thực (hoặc gần thời gian thực).
Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây của biên lai nhận hàng, các vấn đề được xác định nhanh chóng, cho người bán thêm thời gian để sửa chữa tình huống.
Một cơ sở dữ liệu chung.
Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của phần mềm ERP. Nó cho phép dữ liệu được xác định một lần cho doanh nghiệp với mọi bộ phận sử dụng cùng một định nghĩa. Các phòng ban cá nhân hiện nay phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa. Trong khi một số hệ thống ERP tiếp tục dựa vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, một số khác lại chia nhỏ cơ sở dữ liệu vật lý để cải thiện hiệu suất.
Giao diện và cảm nhận nhất quán.
Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với một giao diện người dùng nhất quán làm giảm chi phí đào tạo và xuất hiện chuyên nghiệp hơn. Khi một phần mềm khác được mua lại bởi một nhà cung cấp phần mềm ERP, đôi khi cái nhìn và cảm nhận chung đôi khi bị bỏ rơi vì lợi ích của tốc độ đưa ra thị trường. Khi phiên bản mới ra đời, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục giao diện người dùng nhất quán.
Hệ thống ERP nào phù hợp với tổ chức của bạn?
Lựa chọn một phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là một trong những quyết định thách thức nhất đối với các nhà lãnh đạo CNTT. Ngoài các tiêu chí cấp độ trên, có nhiều tính năng và khả năng cần xem xét. Để giúp bạn có được một cảm giác về các loại quyết định đi vào việc lựa chọn một hệ thống ERP.
Tại sao các doanh nghiệp thực hiện hệ thống ERP?
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất vận hành của doanh nghiệp bằng cách:
Tích hợp các thông tin tài chính
Nếu không có một hệ thống tích hợp, các phòng ban riêng lẻ, chẳng hạn như tài chính, bán hàng, v.v ... cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống sẽ có doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên các cấp kết thúc thời gian lãng phí để đối chiếu số lượng hơn là thảo luận cách cải thiện doanh nghiệp.
Tích hợp các đơn đặt hàng từ nhiều kênh bán hàng
Một hệ thống phần mềm ERP điều khiển, sản xuất, kiểm kê, kế toán và phân phối. Điều này đơn giản hơn nhiều và ít lỗi hơn dễ xảy ra với một hệ thống hơn là với một loạt các hệ thống riêng biệt cho từng bước trong tiến trình.
Cung cấp thông tin chi tiết từ thông tin khách hàng
Hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đều bao gồm các công cụ CRM để theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng. Kết hợp những tương tác này với thông tin về đơn đặt hàng, giao hàng, trả lại, yêu cầu dịch vụ, vv, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi và nhu cầu của khách hàng Tiêu chuẩn hóa và đẩy mạnh sản xuất. Các công ty sản xuất, đặc biệt là những người có ham muốn sáp nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh làm các vật dụng tương tự sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Các hệ thống phần mềm ERP có thể chuẩn hóa và tự động hóa quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, và giảm số lượng đầu.
Chuẩn hoá thông tin nhân sự
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu một cách đơn giản để liên lạc với nhân viên về lợi ích hoặc để theo dõi giờ làm việc và chi phí của nhân viên. Một hệ thống phần mềm ERP, với cổng thông tin tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của họ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ phép, lập kế hoạch, đào tạo, v.v ... Bằng cách tích hợp thông tin như bằng cấp, chứng chỉ và công việc kinh nghiệm, vào một kho nhân sự, các cá nhân có khả năng cụ thể có thể được dễ dàng kết hợp với các bài tập tiềm năng.
Tiêu chuẩn hóa mua sắm
Trong trường hợp không có hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trong toàn doanh nghiệp là một thách thức. Các doanh nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản phẩm nhưng không nhận được lợi ích của việc giảm giá theo khối lượng. Các công cụ mua sắm trên phần mềm ERP mua các nhóm mua bán vũ khí cho các cuộc đàm phán của nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ được sử dụng rộng rãi.
Lợi ích của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp tăng hiệu quả các quy trình nội bộ.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp ra quyết định tốt hơn.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp tăng sự nhanh nhẹn.
Bảo mật nâng cao.
Hệ thống ERP có tạo ra giá trị cho mọi doanh nghiệp hay không?
Nhóm dự án thực hiện phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP nên được tổ chức như thế nào?
Hầu hết thành công áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được dẫn đầu bởi một trưởng ban điều hành. Đây thường là người sẽ nhận được phần lớn lợi ích khi hệ thống mới hoạt động. Tối thiểu, người điều hành này nên là người có quyền ra các quyết định, hoặc là người được phê duyệt để tiến hành, theo dõi tiến độ, chủ trì ban chỉ đạo, xóa bỏ các quy trình, và nắm bắt các lợi ích.
