Các giai đoạn của một kế hoạch thực hiện ERP

Điều quan trọng là các tổ chức nhận ra rằng việc lựa chọn một phần mềm ERP đòi hỏi thời gian và nghiên cứu. Ngoài việc lựa chọn sản phẩm phần mềm, quá trình thực hiện cũng rất quan trọng. Một sản phẩm tuyệt vời có thể thất bại nếu việc triển khai không tốt và một sản phẩm trung bình với sự thực hiện tuyệt vời có thể mang lại giá trị lớn cho tổ chức. Các tổ chức phải có một lộ trình phù hợp cho quá trình thực hiện vì nó là một quá trình dài và có thể là một thách thức nếu họ thiếu sự hiểu biết tỉ mỉ về tất cả các giai đoạn của nó. Vì vậy, đối với bất kỳ dự án nào, điều bắt buộc là tổ chức phải thực hiện đúng các bước vào đúng thời điểm.

Sau đây là các giai đoạn khác nhau của việc triển khai ERP:

Có 6 giai đoạn tạo thành một dự án thực hiện ERP: Khám phá và Lập kế hoạch, Thiết kế, Phát triển, Kiểm tra, Triển khai, và Hỗ trợ đang thực hiện. Mặc dù đây là một quá trình lặp đi lặp lại, sẽ có khuynh hướng các giai đoạn chồng lên nhau, và chuyển động qua lại giữa các giai đoạn.

Với đội ngũ của chúng tôi có hơn một thế kỷ kinh nghiệm kết hợp trong phần mềm tài chính và triển khai ERP, tôi đã vạch ra quá trình chúng tôi sử dụng với khách hàng như là một loạt 6 bài viết. Xem các bước được liên kết dưới đây để xem sâu hơn về từng giai đoạn.

Chúng tôi hy vọng rằng các bài viết liên kết dưới đây có thể phục vụ như là một nguồn tài nguyên quý giá cho bạn và tổ chức của bạn khi khám phá các dự án ERP cũng như các hệ thống doanh nghiệp khác.

Kế hoạch thực hiện ERP

Project Kick-off:

Nói chung, ở giai đoạn này, nhóm nhà cung cấp đưa ra một bài trình bày cho Khách hàng về quá trình triển khai ERP và cung cấp một lịch trình thời gian. Trong giai đoạn này, Nhóm Thực hiện Dự án được giới thiệu với Nhóm Khách hàng. Nói chung, cho đến thời điểm này, chỉ có Nhóm bán hàng sẽ có tương tác với một đội lựa chọn ERP ở phía khách hàng. Một đội Kick-off rất quan trọng vì việc triển khai ERP là một sáng kiến ​​toàn doanh nghiệp và tất cả các Trưởng bộ phận / Người sử dụng chính phải được biết đến lý do Công ty đang tiến hành triển khai ERP. Vì vậy, Kick-off cũng là một bài tập truyền thông và thiết lập đúng kỳ vọng.

Phát hiện và Lập kế hoạch

Giai đoạn đầu tiên này bắt đầu trong quá trình bán hàng và sau đó tiếp tục bán hàng sau bán hàng. Trong giai đoạn này, nhóm dự án sẽ được thành lập. Sẽ có cuộc họp ban đầu và tài liệu được phát triển khi nhóm nghiên cứu xác định các vấn đề hiện tại và các giải pháp tiềm năng. Một phần quan trọng của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch dự án, nó sẽ là một hướng dẫn trong suốt phần còn lại của dự án.

Thường được gọi là "Client Discovery", trong giai đoạn này Nhóm Thực hiện từ phía nhà cung cấp và Nhóm Dự án từ phía khách hàng được hình thành. Nhóm thực hiện hiểu các yếu tố và quy trình khác nhau trong hoạt động kinh doanh của khách hàng. Kế hoạch Dự án được tạo ra bởi Nhà cung cấp Thực hiện và đã được thỏa thuận giữa hai đội. Kế hoạch này bao gồm các Phương pháp Quản trị Dự án, Tái cấp nguồn, Triển khai, Kế hoạch triển khai, Yêu cầu về Chuẩn bị sẵn sàng, Thủ tục Thử nghiệm, Yêu cầu Chuẩn bị Go-Live, Các lộ trình nâng cao, Thủ tục Xóa đăng ký, Giảm nhẹ rủi ro, vv các giải pháp tiềm năng của họ được xác định trong giai đoạn này. Điều quan trọng là trong khi người dùng giải thích các quy trình hiện có của họ cho nhà cung cấp, họ phải hình dung ra tất cả các kịch bản của một quá trình và giải thích nó với nhà cung cấp. Thao tác Tìm kiếm Khách hàng tốt sẽ đảm bảo rằng nhà cung cấp rõ ràng về các yêu cầu và nó sẽ giúp cấu hình phần mềm của họ tốt hơn cho khách hàng.

Thu thập dữ liệu chính:

Giai đoạn này liên quan đến việc thu thập và tạo Dữ liệu gốc. Với mục đích này, dữ liệu liên quan đến bảng kê tài khoản, sản phẩm hoàn chỉnh, người mua nguyên liệu và danh sách nhà cung cấp, vv được thu thập bởi khách hàng theo định dạng mà nhà cung cấp mong muốn. Dữ liệu này sau đó được di chuyển vào hệ thống ERP để khách hàng không phải làm nhiều mục. Di chuyển thường được thực hiện cho dữ liệu của Master chỉ khi di chuyển các giao dịch không phải là một quá trình dễ dàng và nói chung là khá tốn kém và thời gian. Thông thường, khách hàng nên giữ hệ thống kế thừa của họ trên một trong các hệ thống của mình để chuyển tiếp thay vì di chuyển toàn bộ giao dịch sang hệ thống mới. Chỉ những giao dịch mở nên được chuyển sang hệ thống mới. Giai đoạn này thường đi song song với giai đoạn Cấu hình / Tuỳ chỉnh liên quan đến nhà cung cấp.

Cấu hình / Tùy chỉnh:

Dựa trên Client Discovery, nhà cung cấp cấu hình các quy trình của khách hàng vào hệ thống ERP của họ. Ở giai đoạn này, khách hàng có thể được yêu cầu thực hiện một số điều chỉnh cho các quy trình của mình để lập bản đồ cho các hoạt động kinh doanh tốt nhất trên thế giới, mà nói chung là một phần của một hệ thống ERP tốt như SkyERP. Đối với một số yêu cầu quan trọng về kinh doanh của khách hàng không thể được cấu hình, một số tùy chỉnh có thể là cần thiết, miễn là chúng khả thi từ phía sản phẩm của nhà cung cấp. Mức độ người dùng và mức độ bảo mật mức giao dịch cũng được đặt tùy thuộc vào vai trò mà người dùng được cho là phải chơi.

Thử nghiệm Chấp nhận Người dùng (User Acceptance Testing - UAT):

Giai đoạn này đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định xem các chức năng của hệ thống có phù hợp với các yêu cầu đã thỏa thuận hay không. Người dùng thực hiện UAT theo Test Data và Test Scripts do họ cung cấp. Ở giai đoạn UAT, có thể có một số điều chỉnh tốt cho hệ thống ERP vì người dùng có thể đi ra với một số điểm tốt hơn khi họ thực sự bắt đầu chạy hệ thống. Nói chung, UAT được thực hiện với Người dùng Champion (Key Users) và được thực hiện trên các Máy chủ Kiểm tra.

Chức năng của hệ thống phù hợp với yêu cầu thiết lập cho dự án hay chưa? Các giai đoạn Thử nghiệm và Phát triển sẽ chồng chéo nhau, vì việc thực hiện và các nhóm dự án nhảy giữa hai - liên tục điều chỉnh tuỳ chỉnh. Đến cuối giai đoạn này, các thành viên của nhóm dự án sẽ thoải mái làm việc trong hệ thống mới. Đây là bước cuối cùng trước khi lặn vào hệ thống trực tiếp.

Đào tạo và chuyển giao kiến ​​thức:

Những người dùng cuối mới bắt buộc phải làm quen với hệ thống mới, và vì vậy, họ phải được đào tạo về nghiệp vụ sử dụng hệ thống ERP hiệu quả. Trong giai đoạn này, đào tạo được cung cấp cho người dùng cuối. Điều này có thể được thực hiện bởi các nhà cung cấp hoặc bởi người sử dụng chính (key user). Nếu người dùng chính thực hiện việc đào tạo thì đó là một thực hành tốt vì điều này cũng giúp xây dựng năng lực nội bộ và giảm sự phụ thuộc của tổ chức vào Nhà cung cấp cho các hoạt động đào tạo tiếp theo.

Kiểm tra và triển khai Go-Live:

Trước khi hệ thống được thực hiện "Trực tiếp", điều quan trọng là kiểm tra cần thiết được thực hiện trong tổ chức cho Go-Live. Điều này bao gồm phần mềm Đăng nhập từ Người sử dụng, Phần cứng / Mạng sẵn sàng tại mỗi điểm sử dụng tại mỗi địa điểm, sẵn có của các nguồn lực cần thiết, vv Phần mềm ERP sau đó được triển khai trên Máy chủ chạy thực. Thông thường, tổ chức nhất đã chọn Go-Live ở một vị trí đầu tiên và sau đó thực hiện các bước tiếp theo cho các vị trí khác. Điều này giúp bạn chỉ có thể đặt các vấn đề về vị trí ban đầu chỉ với một vị trí và đảm bảo sự gián đoạn tối thiểu trong quá trình triển khai.

Go-Live:

Trong giai đoạn này, công ty di chuyển hoàn toàn từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới. Giai đoạn này cho phép người dùng làm việc với phần mềm ứng dụng với dữ liệu thời gian thực. Một số tổ chức đã chọn để chạy song song hệ thống kế thừa trong một thời gian cùng với phần mềm mới. Điều này mang lại cho họ sự thoải mái mà hệ thống mới đang làm việc hoàn hảo.

Trong giai đoạn này, có thể có một số rắc rối về khâu răng miệng như đối với người dùng nó là một hệ thống mới và họ có thể gây ra một số sai lầm hoặc có thể không có sự hiểu biết 100% của hệ thống. Ở giai đoạn này, các nhà cung cấp triển khai ERP thường cung cấp hỗ trợ cầm tay chỉ việc (tại chỗ hoặc từ xa) để bất kỳ vấn đề như vậy được giải quyết ngay lập tức.

Hỗ trợ sau triển khai:

Giai đoạn cuối của việc triển khai ERP bao gồm việc theo dõi chặt chẽ việc thực hiện Hệ thống ERP. Định kỳ bảo trì được cung cấp cho các hoạt động trơn tru của hệ thống. Khách hàng được thông báo về New Releases, cùng với những cải tiến và các bản sửa lỗi được thực hiện trên các phiên bản trước đó. Nói chung, tất cả các nhà cung cấp ERP đều có Chính sách Hỗ trợ Triển khai Thực hiện Tóm tắt và khuyên Khách hàng tham gia Hợp đồng Bảo trì và Hỗ trợ Hàng năm với nhà cung cấp.

Một khi hệ thống ERP đã ra đời, mục đích của đội dự án sẽ thay đổi. Theo thời gian, như cách người dùng làm việc trong hệ thống phát triển, điều chỉnh và thay đổi cấu hình hệ thống là cần thiết.

Chúng tôi đã bao gồm tất cả các bước này với nhiều chi tiết hơn. SkyERP đã và đang triển khai hệ thống ERP và cung cấp hỗ trợ ERP liên tục cho các công ty từ năm 2013 và chúng tôi rất vui khi được hỗ trợ vì chúng tôi biết nó có thể là một nỗ lực lớn.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Định nghĩa và các chức năng của hệ thống phần mềm ERP?