ERP là gì: Phần mềm ERP có thể làm gì cho doanh nghiệp của bạn?

ERP là gì?

Một số điểm chính về phần mềm ERP bao gồm

1. Phần mềm ERP có thể tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành một công ty.

2. Các giải pháp ERP đã phát triển trong nhiều năm và nhiều giải pháp hiện nay thường là các ứng dụng dựa trên web mà người dùng có thể truy cập từ xa.

3. Một số lợi ích của ERP bao gồm luồng giao tiếp miễn phí giữa các khu vực kinh doanh, một nguồn thông tin duy nhất và báo cáo dữ liệu chính xác, theo thời gian thực.

4. Một hệ thống ERP có thể không hiệu quả nếu một công ty không triển khai nó một cách cẩn thận.

Định nghĩa ERP là gì?

Phần mềm ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning, là phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp. Và ở mức cơ bản nhất, đó là một hệ thống duy nhất tích hợp tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty.

Một hệ thống phần mềm ERP được tạo thành từ các ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp để nói chuyện với nhau và chia sẻ cơ sở dữ liệu. Mỗi ứng dụng, thường được gọi là mô đun phần mềm, thường tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh. Tài chính, nhân sự, bán hàng, và hậu cần là điểm khởi đầu phổ biến. Và cũng có các Module dành riêng cho một loạt các ngành công nghiệp - từ bán buôn và sản xuất đến bán lẻ và thương mại điện tử.

Hầu hết các hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp đều có tính năng tự động hóa và hợp lý. Điều này giúp các công ty chạy hiệu quả hơn và đáp ứng các quy định tuân thủ tốt hơn.

Bởi vì mỗi ứng dụng ERP được kết nối và chia sẻ một giao diện chung, các đơn vị kinh doanh khác nhau (ví dụ như bán hàng và tài chính) có thể làm việc từ dữ liệu chia sẻ một nguồn chân lý - tạo điều kiện cho sự hợp tác và quyết định dựa trên thực tế nhanh chóng. Và các nhà quản lý có thể xem thông tin chi tiết về doanh nghiệp từ bất kỳ góc độ nào.

Có rất nhiều bộ phận chuyển động khi điều hành một công ty. Bạn đã chạy các hoạt động hàng ngày của bạn; quản lý việc bán hàng của bạn, trả lương cho nhân viên đúng giờ, giám sát tồn kho của bạn, nộp thuế, quản lý chuỗi sản xuất và chuỗi cung ứng của bạn và cuối cùng - nhưng chắc chắn không kém - giữ cho khách hàng của bạn hạnh phúc và trở lại. Phần mềm ERP làm cho việc quản lý kinh doanh của bạn dễ dàng hơn nhiều.

Phần mềm Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là gì?

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (phần mềm ERP) là một quy trình được các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất.

Hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nguồn nhân lực, v.v.

ERP là gì: Hiểu về Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)

• Bạn có thể coi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là chất keo kết dính các hệ thống máy tính khác nhau cho một tổ chức lớn. Nếu không có ứng dụng ERP, mỗi bộ phận sẽ có hệ thống được tối ưu hóa cho các nhiệm vụ cụ thể của mình. Với phần mềm ERP, mỗi bộ phận vẫn có hệ thống của mình, nhưng tất cả các hệ thống có thể được truy cập thông qua một ứng dụng với một giao diện.

• Các ứng dụng ERP cũng cho phép các bộ phận khác nhau giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn với phần còn lại của công ty. Nó thu thập thông tin về hoạt động và trạng thái của các bộ phận khác nhau, làm cho thông tin này có sẵn cho các bộ phận khác, nơi nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

• Các ứng dụng ERP có thể giúp một công ty tự nhận thức hơn bằng cách liên kết thông tin về sản xuất, tài chính, phân phối và nguồn nhân lực với nhau. Bởi vì nó kết nối các công nghệ khác nhau được sử dụng bởi từng bộ phận của doanh nghiệp, một ứng dụng ERP có thể loại bỏ các bản sao tốn kém và công nghệ không tương thích. Quy trình này thường tích hợp các khoản phải trả, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống giám sát đơn hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng vào một hệ thống.

• Các dịch vụ ERP đã phát triển trong nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ khách hàng vật lý sang phần mềm dựa trên đám mây cung cấp khả năng truy cập từ xa dựa trên web.

 Một công ty có thể gặp phải tình trạng vượt chi phí nếu hệ thống ERP của họ không được triển khai cẩn thận.

ERP là gì: Lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP

1. Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vì nhiều lý do, chẳng hạn như mở rộng kinh doanh, giảm chi phí và cải thiện hoạt động. Những lợi ích được tìm kiếm và thực hiện bởi một công ty có thể khác với công ty khác; tuy nhiên, có một số điều đáng lưu ý.

2. Việc tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh giúp loại bỏ những phần dư thừa, cải thiện độ chính xác và nâng cao năng suất. Các phòng ban với các quy trình được kết nối với nhau giờ đây có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.

3. Một số doanh nghiệp được hưởng lợi từ việc nâng cao báo cáo dữ liệu thời gian thực từ một hệ thống nguồn duy nhất. Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và thông báo đầy đủ về tình hình hoạt động cho tổ chức và các bên quan tâm, chẳng hạn như cổ đông.

4. Một hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh, góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và tăng tỷ lệ chính xác. Các chi phí liên quan thường giảm khi công ty hoạt động hiệu quả hơn

5. Các phòng ban có khả năng hợp tác và chia sẻ kiến ​​thức tốt hơn; một lực lượng lao động mới được hợp lực có thể cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên vì nhân viên có thể hiểu rõ hơn cách mỗi nhóm chức năng đóng góp vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, các công việc thủ công thường xuyên bị loại bỏ, cho phép nhân viên phân bổ thời gian của họ cho những công việc có ý nghĩa hơn.

ERP là gì: Những điểm cần cân nhắc khi sử dụng hệ thống ERP

• Một hệ thống ERP không phải lúc nào cũng loại bỏ sự kém hiệu quả trong doanh nghiệp. Công ty cần phải suy nghĩ lại về cách tổ chức của nó, nếu không, nó sẽ kết thúc với công nghệ không tương thích

• Hệ thống ERP thường không đạt được các mục tiêu đã ảnh hưởng đến quá trình cài đặt của chúng do công ty không muốn từ bỏ các quy trình làm việc cũ không tương thích với phần mềm. Một số công ty cũng không muốn từ bỏ phần mềm cũ đã hoạt động tốt trong quá khứ. Điều quan trọng là ngăn các dự án ERP bị chia thành nhiều dự án nhỏ hơn, điều này có thể dẫn đến chi phí vượt mức.

•  Việc áp dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi trong suốt vòng đời của ERP có thể ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các lỗi làm ảnh hưởng đến việc triển khai đầy đủ.

ERP là gì: Nhà cung cấp giải pháp ERP

Một số cái tên quen thuộc là những nhà lãnh đạo trong lĩnh vực phần mềm ERP. Oracle Corp. ( ORCL ) ban đầu cung cấp một cơ sở dữ liệu quan hệ tích hợp với phần mềm ERP do SAP ( SAP ) phát triển trước khi thâm nhập thị trường doanh nghiệp rộng lớn hơn vào đầu những năm 2000.

1. Microsoft ( MSFT ) từ lâu đã là công ty hàng đầu trong ngành với nhiều khách hàng sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm của công ty.

2. Khi các giải pháp dựa trên đám mây ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây, các nhà lãnh đạo ngành ERP truyền thống đã nhận thấy những thách thức từ các công ty mới nổi như SkyERP, Odoo, Bizowie và Workwise.

3 Oracle, được biết đến rộng rãi trong ngành công nghệ, cung cấp một số sản phẩm ERP dựa trên đám mây được sử dụng bởi nhiều thương hiệu gia dụng, chẳng hạn như FedEx, Blue Cross Blue Shield.

ERP là gì: Ví dụ về ERP

• Nhà sản xuất sản phẩm trang điểm dành cho nam giới Fulton & Roark đã thực hiện thành công việc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp để theo dõi tốt hơn dữ liệu tài chính và hàng tồn kho. Công ty North Carolina, giống như nhiều doanh nghiệp khác, đã sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho và phần mềm kế toán để ghi dữ liệu tài chính.

• Khi công ty phát triển, các quy trình của nó bị tụt hậu. Hệ thống theo dõi hàng tồn kho cổ xưa của họ không tính đến chi phí thay đổi và phần mềm kế toán không thể ghi lại các số liệu cần thiết cho các báo cáo tài chính quan trọng. Những sự cố này đã tạo ra các quy trình thủ công, làm tổn hại thêm thời gian và tài nguyên.

• Để loại bỏ các quy trình không cần thiết và tập trung hóa công việc, họ đã chọn hệ thống Oracle NetSuite ERP. Ngay lập tức, Fulton & Rourk đã có thể xác định tốt hơn các sai sót kế toán liên quan đến hàng tồn kho, loại bỏ chi phí do thuê bên thứ ba đánh giá hồ sơ tài chính của họ và báo cáo tình hình tài chính tốt hơn

• Cadbury, nhà sản xuất bánh kẹo toàn cầu và là nhà sản xuất trứng Cadbury sô cô la nổi tiếng, cũng đã triển khai thành công hệ thống ERP. Nó đã vận hành hàng ngàn hệ thống không thể theo kịp tốc độ phát triển nhanh chóng của nó, cũng như sử dụng các hệ thống quản lý kho không hiệu quả.

Ví dụ về ERP là gì?

Có nhiều nghiên cứu điển hình ủng hộ nhu cầu lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp được thực hiện đúng cách. Hệ thống phải phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của công ty.

Với sự bùng nổ của Internet vạn vật (IoT), không có gì bí mật khi các ứng dụng dựa trên nền tảng Internet hoặc đám mây đang gia tăng. Do đó, nhiều công ty đang chuyển dần khỏi hệ thống ERP tại chỗ để áp dụng hệ thống ERP dựa trên đám mây, linh hoạt hơn, được quản lý và duy trì bởi máy chủ hoặc nhà cung cấp.

Lợi ích của ERP là gì?

ERP thúc đẩy luồng giao tiếp tự do trong một tổ chức và dẫn đến tăng khả năng hiệp lực giữa các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, tăng hiệu quả khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và thông tin có thể dễ dàng truy cập cho những người cần nó; và giảm chi phí liên quan đến công nghệ lạc hậu và không hiệu quả. Áp dụng ERP có thể là một nỗ lực tốn kém, nhưng lợi tức đầu tư (ROI) có thể đạt được nhanh chóng. Chắc chắn nhất, những lợi ích nhận được (ví dụ: tăng năng suất và giảm chi phí quản lý) có thể vượt xa chi phí để giới thiệu một hệ thống ERP.

Hệ thống ERP nên bao gồm những gì?

Các thành phần của hệ thống ERP phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, có những tính năng chính mà mỗi ERP nên bao gồm. Hệ thống ERP nên được tự động hóa để giảm lỗi và linh hoạt, cho phép sửa đổi khi công ty thay đổi hoặc phát triển. Nhiều người di động hơn; do đó, nền tảng ERP nên cho phép người dùng truy cập nó từ thiết bị di động của họ. Cuối cùng, một hệ thống ERP nên cung cấp một phương tiện để phân tích và đo lường năng suất. Các công cụ khác có thể được tích hợp vào hệ thống để nâng cao năng lực của công ty.

Điểm mấu chốt về phần mềm ERP là gì?

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh thông qua một hệ thống duy nhất. Với tầm nhìn tốt hơn, các công ty có khả năng lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Nếu không có ERP, các công ty có xu hướng hoạt động theo cách tiếp cận ngu ngốc, với mỗi bộ phận vận hành hệ thống ngắt kết nối của riêng mình.

Hệ thống ERP thúc đẩy luồng giao tiếp và chia sẻ kiến ​​thức miễn phí trong một tổ chức, tích hợp các hệ thống để cải thiện năng suất và hiệu quả, đồng thời tăng cường sự hiệp lực giữa các nhóm và phòng ban. Tuy nhiên, việc chuyển sang hệ thống ERP sẽ phản tác dụng nếu văn hóa của công ty không thích nghi với sự thay đổi và công ty không xem xét lại cách cấu trúc của tổ chức có thể hỗ trợ nó.

Vậy làm thế nào để tất cả những điều này trong thực tế?

Hãy sử dụng quy trình bán hàng làm ví dụ. Khi chúng có thể được cung cấp tự động cho cả phòng quản lý tài chính và phòng bán hàng của bạn, cả hai đơn vị đều có thể làm công việc của họ -  ghi nhận bút toán và xử lý các đơn đặt hàng - nhanh hơn và ít lỗi hơn. Một hệ thống ERP cắt giảm việc nhập dữ liệu thủ công và cải thiện lưu lượng thông tin trong toàn tổ chức.

Tại sao phải sử dụng một hệ thống phần mềm ERP?

Hầu hết các doanh nghiệp đang phát triển bắt đầu bằng cách sử dụng nhiều công cụ đơn giản, độc lập để quản lý các quy trình khác nhau, chẳng hạn như QuickBooks, Misa, Excel  và các công cụ khác. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, quản lý các ứng dụng khác nhau có thể trở nên lộn xộn và mất thời gian.

Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có hệ thống phần mềm ERP mạnh, nhưng liệu các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên triển khai phần mềm ERP?

Nhiều công ty chuyển sang phần mềm ERP vì họ đang thất vọng với độ cứng của các mô hình hiện tại của họ. Nếu không có thông tin chính xác, một loạt các câu hỏi quan trọng có thể vẫn là một bí ẩn: Doanh nghiệp của bạn có thực sự kiếm được tiền không? Khách hàng nào của bạn đem lại nhiều lợi nhuận nhất? Tác động nào làm biến động giá trên thị trường có chi phí sản phẩm của bạn? Một hệ thống ERP làm cho nó rất dễ dàng để trả lời những loại câu hỏi.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chìm trong các bảng tính, dựa vào các quy trình dựa trên giấy, hoặc có hành động thông tin xấu từ các giải pháp phân mảnh, có lẽ đây là thời gian phù hợp để xem xét phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp.

Với luồng thông tin tốt hơn, các nhóm kinh doanh của bạn có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn. Họ có thể sắp xếp các quy trình kế toán, quản lý tài sản, mua sắm, sản xuất, hàng tồn kho, dịch vụ khách hàng, thuê mướn, biên chế và nhiều hơn nữa.

Tin tốt cho các SMB là điện toán đám mây làm cho các hệ thống phần mềm ERP trở nên dễ tiếp cận hơn - đặc biệt khi cung cấp dưới dạng dịch vụ phần mềm và nền tảng (SaaS và PaaS). Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp dựa trên đám mây sẵn có và đòi hỏi đầu tư từ phía trước thấp.

Các công ty nhỏ và trung bình ủng hộ cách tiếp cận dựa trên tiền đề cũng tốt hơn nhiều so với cách đây nhiều năm. Nhờ vào các cấu hình sẵn và thực tiễn tốt nhất trong ngành, đầu tư cần thiết để chạy hệ thống phần mềm ERP của bạn trên cơ sở của chính bạn đã được giảm đáng kể.

Hệ thống phần mềm ERP đang thay đổi như thế nào

Để theo kịp với sự số hóa, các hệ thống phần mềm ERP cũng phải tiến triển. Các hoạt động kinh doanh trong một nền kinh tế kỹ thuật số năng động đang liên tục chảy và chúng cần được thực hiện qua nhiều kênh và các điểm tiếp xúc.

Trong khi các hệ thống phần mềm ERP tiên tiến xuất sắc trong việc tích hợp, việc bổ sung các chức năng mới có thể tốn nhiều thời gian hoặc thậm chí cần phải có kiến ​​trúc lại hoàn chỉnh. (1) Các hệ thống phần mềm ERP ngày nay được tạo thành từ các thành phần lỏng lẻo hơn có thể dễ dàng thêm vào hoặc loại bỏ theo nhu cầu kinh doanh phát triển - tạo cho các tổ chức sự linh hoạt cần thiết để phát triển trong nền kinh tế số. Giải pháp đám mây có thể lấp đầy bất kỳ khoảng trống chức năng nào và mở rộng khả năng kinh doanh.

Trong máy tính bộ nhớ, di động, xã hội, và Internet of Things (IoT) cũng đã có một hiệu ứng đáng kể về môi trường phần mềm hiện tại của phần mềm. Các hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp đang bắt đầu kết hợp tất cả các công nghệ này để truyền thông tin theo thời gian thực qua các phòng ban. Chúng bao gồm các công nghệ phân tích giúp doanh nghiệp quyết định dựa vào dữ liệu và quản lý hiệu suất theo từng thời điểm.

Tương ứng - và trong nhiều trường hợp, nhờ các công nghệ mới hơn này - ranh giới ngành công nghiệp đã bị mờ. Các công ty tập trung vào sản xuất cổ điển một vài năm trước đây hiện đang sử dụng công nghệ di động để cung cấp cho khách hàng của họ

Tương ứng - và trong nhiều trường hợp, nhờ các công nghệ mới hơn này - ranh giới ngành công nghiệp đã bị mờ. Các công ty tập trung vào sản xuất cổ điển cách đây vài năm đang sử dụng công nghệ di động để cung cấp cho khách hàng các dịch vụ hậu mãi và đã tìm ra một nguồn thu nhập hoàn toàn mới. Những người khác từng bán qua mạng phân phối giờ đây có thể sử dụng web và phương tiện truyền thông xã hội để tìm kênh bán hàng bổ sung. Những thay đổi này cần được phản ánh trong hệ thống ERP của một công ty. Đây là lý do tại sao các hệ thống ERP thế hệ tiếp theo cung cấp sự nhanh nhẹn hơn nhiều so với thế hệ trước.

Đối với SkyERP một hệ thống phần mềm ERP được cung cấp bởi SkyERP cung cấp một lõi logic kinh doanh số - một loại trung tâm thần kinh - củng cố các yếu tố bên trong và bên ngoài thành một cấu trúc duy nhất. Nó kết nối các quá trình, cung cấp thông tin trực tiếp và hiểu biết sâu sắc, và tích hợp doanh nghiệp với thế giới nói chung. Với nền tảng kỹ thuật số mạnh mẽ, bạn có thể thêm vào các giải pháp kinh doanh cụ thể - chẳng hạn như tài chính, nhân sự, tìm nguồn cung ứng và mua sắm, R & D, quản lý tài sản và hơn thế nữa - theo yêu cầu.

Khi chức năng của các hệ thống phần mềm ERP thay đổi, thì sẽ cần định nghĩa thuật ngữ. Nhưng có một điều rõ ràng: phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) là tốt cho kinh doanh. Nó định vị công ty của bạn để đưa ra những quyết định nhanh hơn, nắm lấy những cơ hội mới và thúc đẩy sự tăng trưởng có lợi nhuận.

Vậy ERP là gì và nó hoạt động như thế nào?

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm các công nghệ và hệ thống mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cung cấp các giải pháp hệ thống duy nhất tích hợp các quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp. Các ứng dụng như vậy cho phép người dùng tương tác trong một giao diện duy nhất, chia sẻ thông tin và cho phép cộng tác giữa các chức năng.

Xem thêm: ERP là gì

Sẵn sàng để tăng trưởng, hãy gia nhập với chúng tôi và tạo cho công ty bạn một vị thế tốt hơn.
Liên hệ hotline: 0901 366 468 để được tư vấn