Tầm quan trọng của việc có đúng người trong dự án ERP của bạn

Tại sao các dự án ERP thất bại?

Phần mềm là một công cụ kinh doanh. Tự nó, nó sẽ không gây ra thất bại - và nó sẽ không đảm bảo thành công.

Được triển khai bởi đúng người, những người trong tổ chức của bạn cũng như từ các đối tác bên ngoài đáng tin cậy, phần mềm có thể được khai thác để giúp đưa tầm nhìn kinh doanh chiến lược của bạn vào cuộc sống. Với việc lập kế hoạch cẩn thận, nhóm của bạn có thể sử dụng phần mềm ERP để mang lại nhiều lợi ích tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn.

Có một số lý do khiến một dự án ERP thất bại. Trong suốt quá trình làm việc của mình, tôi đã học được rằng có ba hạng mục chính cần cân nhắc về mặt chiến lược để tạo nên thành công cho một dự án ERP: con người, quy trình và công nghệ liên quan. Bài đăng này sẽ tập trung vào những người bạn cần đưa vào để đảm bảo triển khai ERP thành công.

Tập hợp nhóm 'A' của bạn

Một dự án ERP không phải là một dự án CNTT. Đó là một dự án kinh doanh. Để thành công, các giám đốc điều hành hàng đầu từ tổ chức của bạn phải tham gia vào dự án. Một trong những giám đốc điều hành hàng đầu đó cần phải hoạt động như một nhà tài trợ cho dự án - một nhà lãnh đạo để dẫn dắt dự án và là người ra quyết định cuối cùng trong suốt quá trình.

Ngoài sự tham gia của lãnh đạo, cần có sự tham gia của nhóm 'A' của công ty bạn. Và bạn sẽ cần họ đầu tư một lượng thời gian đáng kể cho dự án - có thể là từ 30-60% thời gian của họ trong suốt thời gian thực hiện. Các thành viên trong nhóm này cần phải hiểu biết về công việc kinh doanh, cần có khả năng là động lực thúc đẩy sự thay đổi và cần có thẩm quyền để đưa ra một số quyết định.

Thiết lập nhóm của bạn để thành công

Những người mà bạn chọn phải là những nhà lãnh đạo, nhà đổi mới và đến từ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp. Các bộ phận khác nhau có nhu cầu khác nhau và nhóm dự án của bạn cần làm việc cùng nhau để đưa ra quyết định có lợi nhất cho doanh nghiệp nói chung.

Là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn phải chuẩn bị cho nhóm dự án của mình thời gian thích hợp để tập trung vào việc đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng này, trao quyền cho họ để ưu tiên thành công của dự án này.

Các quy trình bạn cần có để có một dự án ERP thành công

Có một số lý do khiến một dự án ERP thất bại. Trong suốt quá trình làm việc của mình, tôi đã học được rằng có ba hạng mục chính cần cân nhắc về mặt chiến lược để tạo nên thành công cho một dự án ERP: con người, quy trình và công nghệ liên quan. Bài đăng này sẽ tập trung vào các quy trình bạn có thể thực hiện để đảm bảo triển khai ERP thành công.

quy trình để dự án ERP thành công

Quy trình tạo Sơ đồ đường

Bạn sẽ không thực hiện một chuyến đi đường bộ mà không có một số lộ trình để đảm bảo bạn đến đích thành công. Điều này cũng xảy ra với dự án ERP của bạn. Một cách tiếp cận chính thức, đã được chứng minh là thành công, nên là điều kiện tiên quyết khi chọn một công ty tư vấn để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình.

Phương pháp luận chính thức và có cấu trúc nên được sử dụng và tuân theo khi triển khai hệ thống ERP.

Các doanh nghiệp nên dựa vào công ty tư vấn cung cấp phương pháp luận tốt nhất bao gồm các nhiệm vụ, công cụ, mẫu, v.v.

Phương pháp luận phải đủ linh hoạt để phù hợp với cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Quy trình giao tiếp tốt

Giao tiếp tốt là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ dự án ERP thành công nào.

Thay đổi có thể là một điều đáng sợ. Nhân viên sợ mất việc làm, họ lo lắng họ sẽ không thể thích nghi, họ sợ hãi trước những điều chưa biết. Giao tiếp là chìa khóa để xoa dịu những nỗi sợ hãi đó và đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn sẵn sàng và gắn bó.

Thường xuyên giao tiếp:

• Mục tiêu của dự án là gì

• Những gì dự án sẽ không làm

• Liệu công ty có cho phép sửa đổi phần mềm không

• Cập nhật / trạng thái dự án

• Các cột mốc quan trọng và thành công (ăn mừng các chiến thắng lớn và nhỏ)

• Đối với TẤT CẢ mọi người của công ty và không chỉ với nhóm cốt lõi

Quá trình đào tạo nhóm của bạn

Đào tạo không phải là một sự kiện diễn ra một lần, nó phải diễn ra sớm và xuyên suốt dự án. Nhà tư vấn biết phần mềm, bạn biết doanh nghiệp của bạn. Nhiệm vụ của các nhà tư vấn là truyền kiến ​​thức của họ cho nhóm của bạn, làm cho nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Các cách cụ thể để chuyển giao kiến ​​thức từ Nhà tư vấn ERP cho Khách hàng

• Đào tạo đội cốt lõi trước

• Đào tạo bổ  sung từ công ty phần mềm (trong trường hợp của chúng tôi là SkyERP)

• Các bài kiểm tra Thí điểm trong Phòng hội thảo (CRP) / Bài kiểm tra Thí điểm trong Phòng Hội nghị Tích hợp (ICRP)

• Đào tạo người dùng cuối

• Làm việc cùng với nhà tư vấn hàng tuần

• Sẵn sàng học hỏi

Quy trình đo lường thành công

Làm thế nào bạn sẽ biết bạn đang làm như thế nào nếu bạn không đo lường? Là một phần của quy trình, nhà tư vấn của bạn nên giúp bạn xác định các mục tiêu và thước đo chính để đo lường thành công cả trong và sau khi dự án hoàn thành. Đo lường thường xuyên để xác định xem bạn có đang tiến bộ hay không và liệu bạn có đang xem đi xem lại các vấn đề tương tự hay không. Khi kết thúc dự án, bạn cần điều gì để gọi dự án của mình thành công?

Xác định các mục tiêu hoặc lợi ích cụ thể cho dự án ERP

• Đo trạng thái hiện tại so với trạng thái tương lai

• Đảm bảo các mục tiêu có thể định lượng được

Xác định các phép đo cụ thể cho dự án và đánh giá thường xuyên

• Tuân thủ lịch trình và nhiệm vụ của dự án

• Đô la ngân sách so với đô la thực tế

• Sự tham gia của các thành viên cốt lõi trong nhóm của bạn

• Chấp nhận thay đổi

• Giao tiếp

• Giải quyết các vấn đề một cách kịp thời

• Đạt được các sản phẩm chính

Nếu bạn không đo lường nó, làm thế nào bạn sẽ biết bạn đã thành công?

Công nghệ không phải là lý do khiến dự án ERP của bạn thất bại

Khi việc triển khai ERP không thành công, mọi người thường nói "đó là phần mềm." Sau khi tham gia hàng trăm dự án ERP, tôi có thể nói với bạn rằng - không phải vậy.

Như tôi đã đề cập trong một bài trước, phần mềm là một công cụ kinh doanh. Tự nó, nó sẽ không gây ra thất bại - và nó sẽ không đảm bảo thành công.

Điều đó đang được nói, để làm cho phần mềm hoạt động cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là không được bỏ qua các bước kỹ thuật quan trọng này bắt đầu từ ngày đầu tiên của dự án: Chuyển đổi dữ liệu, Tích hợp và Báo cáo.

Nhiều người không xem xét ba bước kỹ thuật quan trọng này cho đến sau khi thực hiện dự án - khi đã quá muộn.

Chuyển đổi dữ liệu

Một trong những vấn đề lớn nhất trong một dự án ERP là chuyển đổi dữ liệu - di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ và ánh xạ nó vào hệ thống ERP mới.

Thông tin không đầy đủ, không chính xác, không mạch lạc; dữ liệu trùng lặp, dữ liệu xấu, ít dữ liệu - tất cả đều có thể gây ra vấn đề lớn. Sắp xếp tổ chức bằng cách xem xét và xác định các thực thể dữ liệu chính của bạn - bao gồm chủ khách hàng, chủ nhà cung cấp, chủ mặt hàng và chủ tài khoản của bạn.

Bài tập dọn dẹp dữ liệu có thể khá dài và có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án và chi phí vượt quá kế hoạch ban đầu của bạn. Một hệ thống ERP mới sẽ không hoạt động hiệu quả với “dữ liệu xấu”. Chúng tôi khuyến khích khách hàng của mình bắt đầu dọn dẹp dữ liệu trước khi việc triển khai thậm chí bắt đầu có bước khởi đầu.

Tích hợp

Khi bắt đầu dự án, hãy bắt đầu suy nghĩ về những hệ thống khác cần tích hợp với hệ thống ERP của bạn. Đảm bảo bạn đã mua phần mềm kịp thời hoặc nâng cấp hệ thống hiện có lên phiên bản mới hơn. Dành thời gian ghi lại các đầu vào và đầu ra từ bất kỳ hệ thống bên thứ ba nào sẽ tích hợp với ERP của bạn trong giai đoạn đầu của dự án. Khi làm việc với các hệ thống của bên thứ ba, hãy đảm bảo rằng các nhà cung cấp bên thứ ba của bạn hiểu dòng thời gian ERP và các mốc quan trọng, đồng thời lập lịch trình nguồn lực của họ cho phù hợp để đáp ứng các mục tiêu dự án ERP của bạn.

Báo cáo

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc triển khai hệ thống ERP mới là thu được một nguồn chân lý cho doanh nghiệp của bạn. Báo cáo thường là một trong những nhiệm vụ dài nhất liên quan đến một dự án ERP, vì vậy đừng để nó đến cùng. Ngay từ rất sớm, hãy yêu cầu nhân viên gửi một ví dụ về báo cáo kinh doanh mà họ không thể sống thiếu. Sau khi bạn thu thập thông tin đầu vào này, hãy lập danh mục và ưu tiên danh sách các báo cáo. Có thông tin này sớm có thể giúp đưa ra quyết định khi định cấu hình phần mềm. Nó có thể cho phép lập kế hoạch dự án tốt hơn vì bạn biết ngay từ đầu bạn cần có những báo cáo nào cuối cùng. Các doanh nghiệp chờ đợi cho đến cuối dự án để xác định và viết báo cáo nhận thấy rằng họ đang thúc đẩy hoạt động hoặc hy sinh các báo cáo quan trọng cho đến sau khi hoạt động. Trong những trường hợp này, nhiều báo cáo không bao giờ được phát triển.