Các tổ chức từ nhiều ngành khác nhau sử dụng   phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) . Có những loại hình doanh nghiệp nhìn thấy nhiều lợi ích hơn của ERP. Có một số xu hướng chính đề xuất thời điểm doanh nghiệp triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP của họ, bao gồm:

Thời gian phát triển: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch phát triển đáng kể

Các vấn đề với hoạt động: Tổ chức cần phần mềm doanh nghiệp để quản lý các quy trình tốt hơn

Sáp nhập hoặc mua lại: Ví dụ: tổ chức mẹ cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty

Hệ thống kế thừa cũ: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và không có sẵn để nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng

Lộ trình chiến lược: Các tổ chức có giám đốc điều hành có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới

Trong khi nhiều yếu tố cho thấy sự cần thiết phải triển khai hệ thống ERP, các công ty trong một số ngành nhất định có thể thu được nhiều lợi ích nhất từ ​​việc thực hiện.

Lợi ích của ERP

Cụ thể, các lợi ích kinh doanh chính của phần mềm ERP là:

Báo cáo kinh doanh nâng cao:

Các công cụ báo cáo tốt hơn với thông tin thời gian thực

Một nguồn chân lý duy nhất - một cơ sở dữ liệu tích hợp cho tất cả các quy trình kinh doanh

Dịch vụ khách hàng tốt hơn:

• Tiếp cận thông tin khách hàng tốt hơn

• Thời gian phản hồi nhanh hơn

• Cải thiện giao hàng đúng hẹn

• Cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng

• Chi phí hàng tồn kho được cải thiện:

• Chỉ mang theo lượng hàng tồn kho nhiều khi cần thiết, tránh các vấn đề phổ biến này

• Quá nhiều hàng tồn kho và chi phí chung cao hơn

• Hàng tồn kho quá ít và thời gian đáp ứng của khách hàng lâu hơn

Dòng tiền tăng cường:

• Lập hóa đơn tốt hơn và các công cụ thu thập tốt hơn để mang tiền mặt nhanh hơn

• Tiền mặt nhanh hơn có nghĩa là có nhiều tiền mặt hơn cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí:

• Lập kế hoạch hàng tồn kho được cải thiện

• Quản lý mua sắm tốt hơn

• Dịch vụ khách hàng tốt hơn

• Cải thiện quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

• Bảo mật dữ liệu và đám mây tốt hơn:

• Tài nguyên bảo mật chuyên dụng

• Tránh cài đặt phần mềm độc hại

• Dữ liệu được phân phối trên nhiều máy chủ

Cải tiến Quy trình Kinh doanh:

• Tự động hóa các tác vụ thủ công hoặc thông thường

• Triển khai quy trình làm việc thông minh hơn

• Đạt được hiệu quả

• Quản lý chuỗi cung ứng :

• Dự báo nhu cầu hiệu quả và tồn kho tinh gọn

• Giảm tắc nghẽn sản xuất

• Minh bạch quy trình doanh nghiệp

Nhược điểm của ERP - Yếu tố quan trọng & Nhược điểm

Chi phí của một phần mềm ERP

• Phần mềm bổ trợ của bên thứ ba

• Chi phí thực hiện ban đầu

• Bảo trì

• Đào tạo ban đầu và liên tục

Chuyển đổi dữ liệu phức tạp

• Việc phát triển một chiến lược chuyển đổi dữ liệu vững chắc có thể khó khăn

• Bạn phải xác định, kiểm tra và phân tích các nguồn dữ liệu

• Chuyển đổi dữ liệu không tốt sẽ gây ra sự chậm trễ và tăng chi phí

Yêu cầu đào tạo kỹ lưỡng

• Đào tạo cần bao gồm tất cả các tính năng của hệ thống ERP.

• Các buổi đào tạo về ERP cần phải phù hợp với quy trình kinh doanh

• Người dùng CNTT cần được đào tạo về các khía cạnh kỹ thuật của Hệ thống ERP

Các dự án ERP là một khoản đầu tư thời gian và tiền bạc. Trong số nhiều điều khác, việc triển khai ERP thành công yêu cầu:

• Sự phù hợp giữa doanh nghiệp và CNTT

• Tài trợ và hỗ trợ điều hành

• Trưởng nhóm nội bộ

• Đối tác bên ngoài đáng tin cậy (nhà cung cấp tư vấn và phần mềm)

Phần mềm ERP cũng giống như bất kỳ công nghệ kinh doanh nào - bản thân công cụ này không gây ra thất bại hay thành công. Môi trường kinh doanh, lãnh đạo và người dùng cuối xác định ROI của hệ thống ERP - cùng với việc lập kế hoạch, phương pháp luận và triển khai dự án.

Các lĩnh vực chính có thể gây ra thất bại trong việc triển khai ERP là:

• Chuyển đổi dữ liệu - Một trong những vấn đề lớn nhất trong một dự án ERP là chuyển đổi dữ liệu - chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ và ánh xạ nó vào hệ thống ERP mới.

• Tích hợp - Khi bắt đầu dự án, bạn cần bắt đầu suy nghĩ về những hệ thống khác cần tích hợp với hệ thống ERP của bạn và có một kế hoạch tích hợp vững chắc.

• Con người - một giám đốc điều hành cần phải tham gia vào dự án ERP, và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chủ chốt khác cũng cần phải tham gia. Có một kế hoạch giao tiếp cũng là chìa khóa.

• Đào tạo - huấn luyện cần phải là một phần không thể thiếu trong dự án ERP. Các nhóm nội bộ và người dùng cuối phải cảm thấy thoải mái với phần mềm mới.

• Lập kế hoạch dự án - lập kế hoạch là rất quan trọng để triển khai ERP thành công. Tuân theo một phương pháp luận cũng là điều cơ bản để tránh thất bại.

Hệ thống ERP sẽ hoạt động cho nhu cầu kinh doanh của bạn?

Nghiên cứu mới cho thấy rằng các dự án ERP ngày nay thành công hơn nhiều so với quá khứ. Cùng với thực tế là các tùy chọn phần mềm ERP đám mây hiện có trên thị trường ngày nay dễ triển khai hơn và lưu ý những lợi ích được liệt kê ở trên, có một trường hợp kinh doanh thực sự cho ERP. Thời gian cũng là một khía cạnh quan trọng cần xem xét. Ngoài các xu hướng mà chúng tôi đã đề cập ở đầu bài viết này, bạn có thể bắt đầu bằng cách xem xét năm câu hỏi dưới đây để xem liệu đã đến lúc bắt đầu xem xét phần mềm ERP cho doanh nghiệp của bạn hay chưa.

Dữ liệu kinh doanh của bạn chính xác đến mức nào?

Việc triển khai phần mềm ERP toàn diện không chỉ cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng, ERP còn cho phép quy trình thu thập và phân tích dữ liệu tốt hơn

Hệ thống kinh doanh của bạn có được kết nối không?

Chuyển sang một giải pháp ERP toàn công ty có thể giúp cải thiện các quy trình nội bộ - một nền tảng chung thúc đẩy giao tiếp nội bộ tốt hơn

Quy trình và giao tiếp tốt hơn dẫn đến tăng hiệu quả và nâng cao hiệu suất của công ty

Công ty của bạn có đang phát triển không?

Khi các công ty tăng quy mô, rất dễ dàng để nhanh chóng phát triển nhanh hơn các quy trình và công nghệ hiện có. Những khó khăn ngày càng gia tăng là một vấn đề tốt, nhưng giống như tất cả những thách thức kinh doanh khác, những vấn đề này cần được giải quyết để tiếp tục con đường hướng tới sự tiến bộ trong tương lai. Một giải pháp ERP toàn diện có thể giúp ích.

Khách hàng của bạn hài lòng đến mức nào?

Sự gián đoạn trong nội bộ - những khó khăn ngày càng tăng, các vấn đề giữa sản xuất và bán hàng hoặc không thể truy cập vào dữ liệu quan trọng - ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Các giải pháp ERP hiện đại giúp bạn tiết kiệm thời gian và đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Bạn cần giảm chi phí?

Phần mềm ERP cho phép bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn thông qua hiệu quả đạt được trong các lĩnh vực này (và hơn thế nữa):

• Đóng tài chính nhanh hơn

• Cải thiện tính chính xác và lập kế hoạch hàng tồn kho

• Dự báo chính xác

• Giảm số ngày bán hàng chưa thanh toán

• Tối ưu hóa sàn cửa hàng

• Giảm chi tiêu mua hàng

• Giảm chi phí vận chuyển

Các loại hình doanh nghiệp được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​ERP

Các loại hình doanh nghiệp thấy được nhiều lợi ích nhất của hệ thống ERP? Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các công ty trong các ngành triển khai các giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của họ. Các ngành chính sử dụng ERP bao gồm:

• Chế tạo

• Phân phối

• Những dịch vụ chuyên nghiệp

• Xây dựng

• Dịch vụ công nghiệp

• Kinh doanh dịch vụ

• Chăm sóc sức khỏe

• Và nhiều hơn nữa

Một giám đốc điều hành sản xuất mà chúng tôi đã làm việc cho biết việc triển khai ERP đã mang lại cho công ty một “nền tảng mạnh mẽ” để quản lý và kiểm soát các quy trình sản xuất của họ. “Các công cụ và thông tin có sẵn trong hệ thống sẽ cho phép chúng tôi quản lý tốt hơn các hoạt động kinh doanh phân phối và sản xuất của mình”.

Dịch vụ chuyên nghiệp là một ngành khác mà ERP thường được sử dụng và thấy được những lợi ích phong phú của phần mềm ERP . Nhu cầu của các tổ chức này khác với sản xuất và phân phối. Các doanh nghiệp trong ngành này thường dựa trên dự án và cần các công cụ để lập kế hoạch và thực hiện dự án, quản lý chi phí dự án, quản lý mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ và hơn thế nữa.

CIO của một công ty dựa trên dự án mà chúng tôi đã làm việc gần đây để triển khai hệ thống ERP đám mây nhận xét: “Bằng cách chuyển quy trình quản lý dự án của chúng tôi sang đám mây, chúng tôi có thể theo kịp tốc độ phát triển kinh doanh của mình và tiếp tục phục vụ khách hàng của mình một cách tốt nhất có khả năng."

Phần mềm ERP cải thiện quy trình kinh doanh như thế nào?

Hệ thống ERP giải quyết nhiều vấn đề bạn có thể gặp phải, bao gồm cả nhu cầu:

• Một nguồn chân lý như một hệ thống lưu trữ tổng thể cho tất cả dữ liệu quan trọng của công ty

• Tự động hóa các quy trình thủ công, chẳng hạn như tạo hóa đơn, liên lạc thông thường, tạo báo cáo tài chính, cung cấp sản phẩm và dịch vụ và lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu

• Khả năng hiển thị tốt hơn vào tất cả các khía cạnh của chuỗi cung ứng, tăng hiệu quả và cải thiện năng suất

• Cải thiện bảo mật dữ liệu kinh doanh, cho dù được lưu trữ  tại chỗ hay trên đám mây.

Lựa chọn phần mềm ERP: các bước tiếp theo

Các quy trình lựa chọn và triển khai ERP không dành cho những người yếu tim. Việc lựa chọn hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp phù hợp có thể phức tạp và thường có rất nhiều nguy cơ bị đe dọa. Bạn muốn đưa ra lựa chọn tốt nhất có thể cho doanh nghiệp của mình. Nhưng có những cách để giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng hơn. Có nhiều yếu tố cần xem xét, dưới đây là một số yếu tố hàng đầu được khuyến nghị cho bất kỳ ai đang nghĩ về một hệ thống ERP mới.

• Xác định lý do tại sao bạn thực hiện dự án.

• Xác định ai sẽ tham gia.

• Tìm đối tác ERP mà bạn tin tưởng.