ERP là gì?

Công việc kinh doanh không thể thiếu này là một công cụ thiết yếu để cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số.

ERP là gì?

Hệ thống ERP là gì? (Lập kế hoạch nguồn doanh nghiệp)

ERP là viết tắt của kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp. Nó đề cập đến các hệ thống và gói phần mềm được các tổ chức thuộc mọi quy mô sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hằng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án và sản xuất.

Hệ thống ERP là gì?

Từ viết tắt ERP là viết tắt của kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp. Nó đề cập đến các hệ thống và gói phần mềm được các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hằng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án và sản xuất. Hệ thống ERP kết hợp với nhau và xác định một quá nhiều các quy trình kinh doanh và cho phép dòng chảy của dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch chia sẻ của tổ chức từ nhiều nguồn, các hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lắp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn dữ liệu bằng một "nguồn chân lý duy nhất".

Ngày nay, các hệ thống ERP rất quan trọng để quản lý hàng ngàn doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong tất cả các ngành. Đối với các công ty này, ERP là không thể thiếu như là điện để giữ cho ánh sáng trên.

Các nguyên tắc cơ bản về ERP

Các hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu thông thường được xác định (schema) thường có một cơ sở dữ liệu chung. Các hệ thống ERP cung cấp truy cập dữ liệu doanh nghiệp từ nhiều hoạt động sử dụng cấu trúc và định nghĩa thông thường và trải nghiệm người dùng thông thường.

Một nguyên tắc ERP then chốt là bộ sưu tập trung tâm của dữ liệu để phân phối rộng rãi. Thay vào đó là một số cơ sở dữ liệu độc lập với việc kiểm kê vô tận các bảng tính bị ngắt kết nối, các hệ thống ERP mang lại sự hỗn loạn để mọi người sử dụng - từ CEO đến các nhân viên phải trả tiền - tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu thu được thông qua các quy trình chung. Với kho dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tin tưởng rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi công việc được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến một báo cáo phải thu chưa thanh toán, mà không triển khai các bảng tính dễ bị lỗi.

Giá trị doanh nghiệp của ERP

Không thể bỏ qua tác động của ERP trong thế giới kinh doanh ngày nay. Khi dữ liệu và quy trình doanh nghiệp được kết nối vào hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể sắp xếp các phòng ban riêng biệt và cải tiến quy trình làm việc, dẫn đến tiết kiệm đáng kể cho các khoản đầu tư. Ví dụ về các lợi ích kinh doanh cụ thể bao gồm:

Cải thiện hiểu biết về doanh nghiệp 

Từ thông tin thời gian thực được tạo ra bởi báo cáo

Chi phí hoạt động thấp

Thông qua quy trình nghiệp vụ được xác định và hợp lý hơn

Tăng cường hợp tác

Từ người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, yêu cầu, và đơn đặt hàng

Nâng cao hiệu quả

Thông qua trải nghiệm người dùng thông thường qua nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được quản lý

Cơ sở hạ tầng phù hợp

Từ quy trình nội bộ cho tới các quy trình tiếp xúc với bên ngoài, tất cả các hoạt động kinh doanh có cùng một dáng vẻ

Tỉ lệ sử dụng người dùng cao

Từ trải nghiệm người dùng và thiết kế phổ biến

Giảm rủi ro

Thông qua việc cải thiện tính toàn vẹn dữ liệu và kiểm soát tài chính

Chi phí quản lý và vận hành thấp

Thông qua hệ thống thống nhất và tích hợp

ERP là gì? 2

Quá khứ: Lịch sử của ERP

Từ Thẻ Giấy đến Thiết bị Di động

Lịch sử của ERP đã trở lại hơn 100 năm. Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình số lượng đặt hàng (EOQ), một hệ thống sản xuất dựa trên giấy để lên kế hoạch sản xuất. Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn cho sản xuất. Công ty Toolmaker Black and Decker đã thay đổi trò chơi vào năm 1964 khi nó là công ty đầu tiên áp dụng một giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) kết hợp khái niệm EOQ với máy tính lớn.

MRP II vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi kế hoạch sản xuất tài nguyên (gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983. MRP II mô tả các Module như một thành phần kiến ​​trúc phần mềm quan trọng và các thành phần sản xuất lõi tích hợp bao gồm mua bán, hóa đơn, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng. Lần đầu tiên, các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung. MRP II cũng cung cấp một tầm nhìn hấp dẫn về cách các tổ chức có thể tận dụng phần mềm để chia sẻ và tích hợp dữ liệu doanh nghiệp và tăng hiệu quả hoạt động với kế hoạch sản xuất tốt hơn, giảm lượng tồn kho, và ít phế liệu (phế liệu).

Khi công nghệ máy tính phát triển từ những năm 1970 và 1980, các khái niệm tương tự như MRP II đã được phát triển để xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất, kết hợp tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu nguồn nhân lực. Đến năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã đặt tên cho nhóm quản lý doanh nghiệp mới này - kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp.

Hiện tại: ERP ngày nay

Từ trên Toà nhà đến Mây

Từ những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ 21, việc áp dụng hệ thống ERP đã phát triển nhanh chóng, vì các tổ chức khác dựa vào ERP để hợp lý hoá các quy trình kinh doanh cốt lõi và cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu. Đồng thời, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu leo ​​thang. Không chỉ ở phần cứng và phần mềm đầu tư vốn đắt tiền, các hệ thống ERP của doanh nghiệp thường đòi hỏi phải có thêm chi phí về mã hóa, tư vấn và đào tạo.

Trong khi đó, công nghệ ERP đã phát triển để nắm lấy Internet, với các tính năng mới và chức năng, chẳng hạn như phân tích nhúng. Theo thời gian, nhiều tổ chức phát hiện ra rằng các hệ thống ERP tại chỗ của họ không thể theo kịp với các yêu cầu an ninh hiện đại hoặc các công nghệ mới nổi như điện thoại thông minh.

Nhập mô hình phân phối điện toán đám mây hoặc mô hình cung cấp dịch vụ phần mềm (SaaS) cho ERP. Khi phần mềm ERP "nằm trong đám mây", nó đơn giản có nghĩa là nó được lưu giữ trên một mạng lưới các máy chủ từ xa, thay vì ở vị trí của một công ty. Đám mây cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý hơn cho ERP làm giảm cả chi phí hoạt động (OpEx) và chi phí vốn (CapEx) bởi vì nó loại bỏ nhu cầu các công ty mua phần mềm và phần cứng hoặc thuê nhân viên CNTT bổ sung. Không có cơ sở hạ tầng tốn kém để hỗ trợ, các nguồn lực có thể được đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng. Nhân viên có thể thay đổi sự tập trung từ quản lý CNTT sang các nhiệm vụ giá trị gia tăng.

ERP thế hệ tiếp theo

Được xây dựng cho bất kỳ doanh nghiệp cỡ nào

Mặc dù các hệ thống ERP kế thừa trong quá khứ thường quá đắt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng đám mây đã phá vỡ rào cản đó. Với một giải pháp SaaS, các công ty nhỏ hơn có thể sử dụng cùng một phần mềm ERP đã được kiểm chứng và công nghiệp mạnh mà các doanh nghiệp lớn đã sử dụng trong nhiều năm. Giải pháp ERP dựa trên đám mây có thể được triển khai nhanh chóng, không có đầu tư của CapEx. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đổi mới nhanh chóng và nắm bắt cơ hội kinh doanh mới, Cloud ERP cung cấp tính linh hoạt để nhanh chóng bổ sung người dùng mới và hỗ trợ thay đổi nhu cầu kinh doanh.

Cung cấp một doanh nghiệp cơ hội để tăng trưởng

Khi Cloud ERP mở rộng kiến ​​trúc tài chính cốt lõi của nó bao gồm quản lý quan hệ khách hàng được tích hợp (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý nguồn nhân lực (HCM) và quản lý hiệu quả doanh nghiệp (EPM), hệ thống liên kết tất cả các ứng dụng cùng với kho dữ liệu đơn và trải nghiệm người dùng phổ biến. Một hệ thống ERP đám mây mở rộng cho phép tất cả các phòng ban được quản lý với khả năng hiển thị và cộng tác được cải thiện, như thể họ là một tổ chức. Nó cũng cung cấp truy cập liền mạch vào các tính năng báo cáo nâng cao, chẳng hạn như hiển thị dữ liệu và phân tích nâng cao.

Với việc tiếp cận với các công nghệ mới nổi, chẳng hạn như Internet of Things (IoT), các tổ chức nhận được sự hiểu biết toàn diện, thời gian thực về các hoạt động kinh doanh không chỉ ở văn phòng phía trước, mà còn trong các kho hàng và trên các nhà máy. Kiến thức này luôn sẵn có cho nhân viên trên thiết bị di động của họ thông qua các công cụ xã hội.

Được xây dựng cho thời đại kỹ thuật số, đám mây ERP ngày nay bao hàm các công cụ di động, xã hội và phân tích. Bất cứ điều gì ít hơn sẽ không di chuyển một tổ chức về phía trước.

Tương lai: Xu hướng ERP

ERP Cloud ôm lấy lực lượng lao động thế hệ tiếp theo

ERP đã chuyển sang đám mây - và sẽ không có trở lại. Đám mây không chỉ là đường cơ sở đã được chứng minh cho ERP - nó là con đường dẫn tới sự suy giảm số lượng các công ty vẫn có hệ thống tại chỗ. Không giống như ERP kế thừa của ngày hôm qua, ERP dựa trên đám mây cho phép các công ty đáp ứng các yêu cầu của nền kinh tế kỹ thuật số. Nhân lực ngày nay đòi hỏi sự tiếp cận với công nghệ thế kỷ 21 như điện thoại di động và xã hội với một giao diện dễ sử dụng - cho phép họ dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin. Và họ dường như không chấp nhận các quy trình lỗi thời, các công nghệ lạc hậu, và các giao diện xấu. Các tổ chức không đáp ứng được những mong đợi này sẽ làm nguy hiểm cho tương lai của họ.

Nắm bắt hệ thống ERP

Một hệ thống các phần mềm tích hợp trên đám mây ERP sẽ luôn chiến thắng các phần mềm riêng lẻ. 

Một đặc điểm quan trọng của hệ thống ERP đám mây hiện đại là giải pháp thống nhất hoặc bộ ứng dụng. Khi so sánh với việc triển khai một ứng dụng phần mềm một điểm - chẳng hạn như nguồn nhân lực hoặc tự động hóa bán hàng - một bộ phần mềm ERP trên đám mây cung cấp lợi thế tốt nhất. Một giải pháp hoàn chỉnh bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi tích hợp các quá trình hoạt động trong toàn tổ chức. Nhân viên được cải thiện tầm nhìn và hiểu biết sâu sắc vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.

Một bộ phần mềm ERP trên đám mây cho phép các công ty nhanh chóng xây dựng một nền móng phù hợp với nhu cầu cấp thiết với khả năng nhanh chóng để đáp ứng với những điều kiện thị trường thay đổi.