Lợi ích của hệ thống phần mềm doanh nghiệp hợp nhất

Giới thiệu

Mỗi doanh nghiệp tăng trưởng cao đều phải vật lộn với các quyết định về hệ thống kinh doanh tốt nhất để quản lý hoạt động mở rộng của mình. Lập kế hoạch đúng đắn của một hệ thống phần mềm quản lý kinh doanh tích hợp thường chiếm một vị trí hậu vệ đối với các mục tiêu gia tăng doanh thu ngắn hạn. Do đó, nhiều ứng dụng khác nhau được cài đặt tại các thời điểm khác nhau trong các khu vực chức năng khác nhau, dẫn đến sự thiếu hiệu quả về quy trình kinh doanh và các thách thức về tích hợp phần mềm. Nhưng những vấn đề này đã xảy ra như thế nào ở nơi đầu tiên, và làm thế nào họ có thể tránh được?

Kiến trúc của một hệ thống kinh doanh riêng lẻ điển hình

Một công ty phát triển nhanh chóng có thể nhanh chóng vướng vào một phong cảnh ứng dụng phức tạp. Khi bắt đầu, các công ty đầu tiên cài đặt phần mềm kế toán như Misa để họ có thể quản lý kế toán của họ.

Trong việc tìm kiếm thêm khách hàng, các công ty sau đó đưa vào các hệ thống quản lý cơ hội độc lập, cùng với các hệ thống riêng biệt để giải quyết các vấn đề hỗ trợ khách hàng. Quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và các hệ thống hoàn thành được giải quyết bằng phần mềm và bảng tính khác nhau.

Để tăng doanh thu hàng đầu, nhiều công ty sẽ mở các văn phòng mới và tiếp nhận các kênh bán hàng bổ sung dẫn tới các quy trình phức tạp hơn cho hội nhập thương mại điện tử, thanh toán định kỳ, hợp nhất tài chính, và nhiều công việc khác. Phần mềm kinh doanh bổ sung để hỗ trợ các quá trình này có thể dưới hình thức các ứng dụng độc lập từ các nhà cung cấp khác nhau, các ứng dụng tự phát, hoặc một loạt các cách giải quyết bảng tính.

Các doanh nghiệp phát triển hệ thống theo thời gian theo cách này có thể thấy mình có cấu trúc kém được lên kế hoạch để giải quyết các nhu cầu chiến thuật ngắn hạn một cách tối ưu trong khi vẫn giữ công ty trở lại từ việc quy mô hiệu quả trong dài hạn. Mạng lộn xộn này của các hệ thống phần mềm kinh doanh điên cuồng, thường được gọi là "bóng rỗ phần mềm", ức chế sự linh hoạt, năng suất và cuối cùng làm chậm khả năng phát triển của công ty.

Những thách thức kinh doanh gây ra bởi việc có một hệ thống phần mềm riêng lẻ

Khi các công ty tăng trưởng cao có một số ứng dụng riêng lẻ để xử lý các vấn đề khác nhau, có nhiều thách thức kinh doanh phát sinh. Những thách thức này có thể trở nên nghiêm trọng đến nỗi chúng có thể làm tê liệt sự tăng trưởng. Đây là tóm tắt của năm vấn đề chính có thể cản trở sự tăng trưởng của bạn nếu bạn điều hành một doanh nghiệp với các hệ thống phần mềm kinh doanh khác biệt:

Năng suất lao động bị lãng phí:

Khi công ty của bạn ở chế độ tăng trưởng, mọi nhân viên phải hoạt động với năng suất tối ưu. Nếu nhân viên của bạn bị sa lầy với các quy trình không hiệu quả và không liên tục, nó sẽ làm tăng sai sót và mất thời gian từ những nhiệm vụ cốt lõi quan trọng của họ. Các quy trình quan trọng như xử lý đơn đặt hàng, lập hoá đơn, phê duyệt chi phí và hoàn thành, để đặt tên cho một vài, có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành và thường là sai. Ví dụ: nhân viên của bạn có thể tốn nhiều giờ để nhập lại thông tin lệnh vào hệ thống kế toán và lập hoá đơn, trong khi những nhân viên khác kéo thông tin tương tự từ hệ thống CRM của bạn cho các quy trình hoàn thành đơn đặt hàng của họ và tính các khoản hoa hồng bán hàng. Nếu bất kỳ đơn đặt hàng nào bị hủy trong thời gian chờ đợi, nhân viên của bạn phải sàng lọc qua các ngăn xếp dữ liệu để điều chỉnh lại thông tin này. Những công việc đòi hỏi nhiều lao động và thủ công này làm giảm sự nhanh nhẹn mà công ty bạn cần phát triển.

Thiếu khả năng hiển thị thời gian thực:

Khi hệ thống phần mềm không được tích hợp, bạn có nhiều cơ sở dữ liệu chồng chéo và không thể dễ dàng có được một cái nhìn về hiệu suất kinh doanh một cách kịp thời. Các báo cáo cho thấy hiệu quả hoạt động trong các phòng tài chính, bán hàng, tiếp thị, dịch vụ và thực hiện của bạn là rất quan trọng để cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng hợp về hoạt động của công ty bạn. Hầu hết các công ty chỉ đơn giản từ bỏ việc thu thập thông tin này một cách thường xuyên do khoảng thời gian cần thiết cho nguồn, trích xuất và phân tích dữ liệu này. Đối với những người làm như vậy, vô số giờ bị lãng phí cố gắng để liên kết không liên quan, dễ bị lỗi, và thông tin lỗi thời của nhau. Do đó, các doanh nghiệp hoặc kết thúc quyết định quan trọng một cách chậm chạp, dựa trên thông tin không chính xác, hoặc họ đưa ra những quyết định vội vã và rủi ro khỏi bản năng ruột.

Sự phức tạp và chi phí hội nhập

Với nhiều ứng dụng khác nhau, CNTT thải ra rất nhiều thời gian và tiền bạc để tích hợp, duy trì và thu thập các phiên bản mới của các ứng dụng này. Thông thường, khi các phiên bản mới được mua, cần phải thực hiện nhiều hơn việc tích hợp và bảo trì cho tất cả các phiên bản phần mềm khác nhau để làm việc cùng nhau. Do đó, thời gian CNTT có giá trị có thể được sử dụng để làm cho doanh nghiệp sản xuất hiệu quả hơn là lãng phí, trong khi chi phí bảo trì tăng vọt.